Online RSVP: jak sbírat odpovědi hostů bez chaosu

RSVP je potvrzení, zda pozvaný host přijde. Ve Vowly k odpovědi získáte souhrnný počet osob a dětí, společnou volbu stravování, zprávu a volitelně také zájem o ubytování. Doprava ani samostatné údaje za každého člena skupiny dnes součástí RSVP nejsou. Aby data opravdu pomohla, musí být formulář krátký, srozumitelný a navázaný na rozhodnutí, která budete dělat.

Co znamená RSVP

Zkratka vychází z francouzského „répondez s'il vous plaît“, tedy „odpovězte prosím“. Na české pozvánce ji nemusíte používat bez vysvětlení. Jasnější bývá:

Potvrďte nám prosím do [termín], zda dorazíte. Odpověď vyplňte na našem svatebním webu za všechny osoby uvedené v pozvání.

Hotové varianty pro oznámení, SMS i připomínku najdete v článku Potvrzení účasti na svatbě: hotové texty a vzory RSVP.

Nejdřív určete, k čemu odpovědi použijete

Každá otázka má vést k rozhodnutí. Než formulář sestavíte, napište si, co po uzávěrce potřebujete předat:

• cateringu: počet jídel a skutečné dietní požadavky;

• místu: počet míst a případně dětské židle;

• ubytování: počet pokojů, nocí a speciální potřeby;

• dopravci: počet míst v jednotlivých spojích;

• koordinátorovi: jmenný seznam a praktické poznámky.

Pokud odpověď nikdo nepoužije, otázku z formuláře vynechte.

Povinné minimum RSVP formuláře

Pro jednoduchou svatbu obvykle stačí:

1. jméno hosta nebo domácnosti;

2. přijdu / nepřijdu;

3. celkový počet potvrzených osob a dětí;

4. společná volba stravování nebo zpráva za skupinu;

5. termín odpovědi;

6. povinný e-mail pro potvrzení a pozdější úpravu odpovědi.

Nechtějte telefon, adresu a další údaje jen proto, že je formulář umí sbírat.

Jak funguje odpověď jednotlivce, páru a rodiny ve Vowly

Jednotlivec

• Potvrdíte účast?

• Máte potravinovou alergii nebo dietní omezení?

• Máte zájem o ubytování?

Jmenovitě pozvaný pár

Dnešní formulář Vowly nerozlišuje partnery jmenovitě. Jeden z nich odešle společnou odpověď a uvede celkový počet potvrzených osob.

• Přijdete?

• Kolik osob celkem dorazí?

• Volba stravování platí pro celou odpověď; rozdílné požadavky jednotlivých osob dořešte zvlášť.

Rodina s dětmi

U rodiny dnes Vowly eviduje jedno jméno odpovídajícího, celkový počet potvrzených osob a počet dětí. Jména, věk a individuální potřeby členů rodiny je nutné dořešit zvlášť, pokud je pro organizaci potřebujete.

• Kolik osob celkem dorazí?

• Kolik z potvrzených hostů jsou děti?

• Má skupina společnou volbu stravování? Rozdíly mezi osobami je potřeba dořešit samostatně.

Volné textové pole „Kolik vás přijde?“ je rychlé, ale vytváří nejasnosti. Host může započítat nepozvaný doprovod nebo naopak vynechat dítě.

Jak se ptát na alergie a jídlo

Oddělte zdravotně důležité informace od preference.

Lepší otázka:

Má vaše skupina dietní omezení, o kterém musí vědět catering? Pokud se požadavky jednotlivých osob liší, napište nám je prosím samostatně.

Pokud nabízíte výběr z předem domluvených menu, zobrazte konkrétní možnosti. Neptejte se otevřeně „Co byste chtěli k jídlu?“, pokud individuální přání nemůžete splnit.

Po uzávěrce údaje projděte. Nejasnou odpověď typu „nejím skoro nic“ ověřte přímo s hostem místo vlastního výkladu.

Doprava a ubytování

Ve Vowly lze zapnout zájem o ubytování, souhrnný počet ubytovaných osob a poznámku. První tři body níže patří do RSVP; konkrétní typ pokoje a dopravu dořešte navazujícím formulářem nebo osobní zprávou:

• Máte zájem o ubytování?

• Pro kolik osob ubytování potřebujete?

• Potřebujete k ubytování doplnit poznámku?

• Konkrétní noc, typ pokoje a zvláštní požadavky si potvrďte následně mimo RSVP.

• Zvláštní požadavky na pokoj a konkrétní dopravní spoj dořešte v samostatném přehledu.

Vowly dnes dopravu v RSVP nesbírá. Podrobný logistický plán a návrh samostatné evidence najdete v článku Doprava a ubytování svatebních hostů.

Jak nastavit termín RSVP

Nejdřív zjistěte finální termíny od cateringu, místa, ubytování a dopravy. Potom jděte zpět:

1. deadline dodavatele;

2. vaše rezerva na kontrolu odpovědí;

3. čas na jednu připomínku;

4. termín RSVP uvedený hostům.

Uzávěrka v den, kdy musíte hlásit počty cateringu, je pozdě. Někteří hosté neodpoví, část odpovědí bude nejasná a několik lidí provede změnu.

Co dělat s hosty bez odpovědi

Po termínu neposílejte hned hromadnou výčitku. Nejprve zkontrolujte:

• zda pozvánku opravdu dostali;

• zda formulář funguje na mobilu;

• zda někdo neodpověděl za celou domácnost;

• zda odpověď není evidovaná pod jiným jménem.

Potom pošlete krátkou osobní připomínku s odkazem a novým konkrétním termínem.

Jak řešit změnu odpovědi

Na web napište, komu se host ozve, pokud se jeho plán změní. Rozlišujte období:

• před uzávěrkou lze změnu obvykle zpracovat snadno;

• po předání počtů dodavatelům už nemusí být možné změnit menu, pokoj nebo dopravu;

• v den svatby řešte změny přes koordinátora nebo kontaktní osobu.

Nikdy hostovi neslibujte, že pozdní změna „určitě nebude problém“, dokud ji nepotvrdí dotčení dodavatelé.

Od odpovědí k finálním počtům

Po uzávěrce použijte souhrn z Vowly a podle potřeby jej doplňte samostatnou provozní tabulkou. V ní můžete evidovat:

• potvrzené osoby, ne počet formulářů;

• dospělí a děti podle potřeb místa;

• menu a dietní omezení po jednotlivých lidech;

• doprava po konkrétních spojích;

• ubytování po nocích a pokojích;

• hosté bez potvrzené nebo s nejasnou odpovědí.

Jeden formulář za čtyřčlennou rodinu je ve Vowly jedna odpověď se souhrnným počtem čtyř hostů. Jména a individuální údaje členů rodiny v ní dnes rozlišené nejsou.

Online RSVP ve Vowly

Ve Vowly je RSVP formulář součástí svatebního webu i ve FREE tarifu. Hosté odpovídají přes web a pár vidí odpovědi v přehledu. V PRO lze navíc zapnout upozornění na nové RSVP odpovědi.

Před rozesláním pozvánek formulář sami vyplňte s různým počtem osob a dětí. Zkontrolujte hostovský pohled na mobilu a následně ověřte, jak se jedna souhrnná odpověď a počet potvrzených osob zobrazí v administraci.

Odpovědi hostů se ve Vowly propisují do jednoho přehledu.

Časté chyby

• Formulář obsahuje příliš mnoho otázek „pro jistotu“.

• Jedna odpověď neumožní určit, který člen domácnosti dorazí.

• Alergie jsou smíchané s oblíbenými jídly.

• Doprava je omylem považovaná za součást RSVP, i když ji Vowly dnes nesbírá.

• Termín RSVP je stejný jako deadline cateringu.

• Host neví, jak později změnit odpověď.

• Pár formulář před rozesláním netestoval na telefonu.