Svatební harmonogram na webu: co, kdy a jak hostům sdělit

Hosté nepotřebují vědět, v kolik florista přiveze výzdobu nebo kdy fotograf odvede pár na portréty. Potřebují vědět, kdy mají dorazit, kam se přesunou, kdy bude jídlo a jak se dostanou domů. Proto má svatba mít dva harmonogramy: interní provozní plán a stručnou verzi pro hosty.

Interní harmonogram versus program pro hosty

Interní harmonogram

Používá ho pár, koordinátor a dodavatelé. Obsahuje:

• příjezdy dodavatelů;

• předání květin, dortu a výzdoby;

• kontaktní osoby;

• přípravu obřadu;

• přesné bloky fotografování;

• servírování jednotlivých chodů;

• technické změny a úklid;

• záložní variantu počasí;

• odpovědnost za každý krok.

Program pro hosty

Patří na web a případně na ceduli v místě. Obsahuje jen body, podle kterých host plánuje svůj den:

• doporučený příjezd;

• začátek obřadu;

• přesun mezi místy;

• hostinu nebo hlavní občerstvení;

• výrazné společné momenty;

• začátek večerní oslavy;

• časy odvozů nebo konec programu.

Pokud host podle informace nemůže nic udělat ani naplánovat, pravděpodobně ji na veřejném programu nepotřebuje.

Začněte pevnými body

Do prázdného dne nejdřív vložte časy, které nemůžete libovolně posunout:

1. obřad;

2. předání místa;

3. servírování jídla;

4. příjezdy a odjezdy objednané dopravy;

5. konec hudby nebo pronájmu.

Mezi ně doplňujte další části. Nezačínejte výběrem času krájení dortu, pokud ještě nevíte, kdy catering zvládne obsloužit hosty.

Přidejte reálné rezervy

Zpoždění nevzniká jen tím, že někdo přijde pozdě. Čas zabere:

• parkování a usazení hostů;

• gratulace po obřadu;

• přesun celé skupiny;

• hledání lidí na společnou fotografii;

• servírování většího počtu porcí;

• převlékání, kojení nebo uspávání dětí;

• změna programu kvůli dešti.

Krátkou rezervu nevypisujte jako položku programu. Nechte ji mezi body, aby se zpoždění nepřelévalo do celého dne.

Vzor 1: dopolední obřad na jednom místě

Tento model se hodí, když obřad, hostina i večerní oslava probíhají ve stejném areálu.

10:30 – Příjezd hostů

Zaparkujte v areálu a přesuňte se k obřadnímu místu. Prosíme, buďte usazeni nejpozději v 10:50.

11:00 – Svatební obřad

11:30 – Gratulace a společný přípitek

12:30 – Slavnostní oběd

14:30 – Společné fotografování a volný program

16:00 – Krájení dortu

18:30 – Večerní občerstvení

19:30 – První tanec a večerní oslava

23:30 a 1:30 – Společné odvozy

Interně si mezi gratulacemi a obědem ponechte prostor na přesun a usazení. Hostům ale není nutné psát „12:05 přesun do sálu“.

Vzor 2: odpolední obřad na jednom místě

13:30 – Příjezd hostů

14:00 – Svatební obřad

14:40 – Gratulace, přípitek a společné focení

16:00 – Svatební hostina

18:30 – Krájení dortu a káva

20:00 – První tanec

20:15 – Večerní oslava

0:00 a 2:00 – Odjezdy autobusu

Pokud se hlavní jídlo podává až odpoledne, dejte hostům předem vědět, zda po obřadu čeká občerstvení. Lidé s dětmi nebo dietním omezením si podle toho naplánují den.

Vzor 3: obřad a hostina na dvou místech

12:30 – Příjezd ke kostelu

Parkování je na [místo], přibližně pět minut chůze.

13:00 – Svatební obřad

14:00 – Společný odjezd na hostinu

Autobus odjíždí z [místo]. Hosté jedoucí vlastním autem najdou trasu níže.

14:45 – Příjezd do [název místa] a přípitek

15:30 – Svatební hostina

18:00 – Krájení dortu

19:30 – První tanec a večerní oslava

23:30 a 1:30 – Autobus do ubytování

Čas z navigace vynásobte realitou celé skupiny. Hosté musí dojít k autům, vyjet z parkoviště, zaparkovat na druhém místě a znovu se usadit. U autobusu přidejte čas na nástup a kontrolu, že nikdo nezůstal.

Co do programu raději nedávat

• Přesný čas soukromého focení páru.

• Technické pauzy cateringu.

• Překvapení, které má opravdu zůstat překvapením.

• Minutový rozpis her a proslovů.

• Kontakty na všechny dodavatele.

• Neověřený čas, který se pravděpodobně změní.

Stačí napsat „odpoledne – volný program“ nebo konkrétní bod úplně vynechat.

Jak popsat nejistý nebo volný program

Nemusíte předstírat přesnost. Použijte formulace:

Po hostině bude prostor na kávu, fotografie a volný program. Přesný čas dortu oznámíme na místě.

Večerní oslava začne přibližně po prvním tanci. Odjezdy autobusu jsou pevné v 23:30 a 1:30.

Pevné časy zvýrazněte. Orientační časy označte slovem „přibližně“.

Kdy harmonogram zveřejnit

Základní verzi můžete přidat společně s pozvánkou: příjezd, obřad, přesun a odjezdy. Detailnější body doplňte, až je potvrdíte s místem a dodavateli.

Před zveřejněním ověřte:

• návaznost na dopravu a ubytování;

• dostatečný čas na příjezd;

• rozdílné adresy;

• čas jídla;

• pevný konec pronájmu nebo hudby;

• mobilní čitelnost.

Jak komunikovat změnu

Na webu změňte údaj na jednom místě a hosty upozorněte pouze tehdy, pokud změna ovlivní jejich příjezd, přesun, jídlo nebo odjezd.

Zpráva může znít:

Aktualizace programu: kvůli předpovědi se obřad přesouvá do vnitřních prostor stejného areálu. Čas 14:00 i místo parkování zůstávají beze změny. Aktuální program najdete na našem svatebním webu.

Neposílejte celý harmonogram znovu bez označení změny.

Jak zveřejnit program ve Vowly

Ve Vowly můžete harmonogram upravovat v editoru svatebního webu. Hosté pak používají stále stejný odkaz a vidí aktuální verzi bez nové pozvánky. Program zkontrolujte na telefonu a u každého místa doplňte logistické informace v samostatné sekci.

Ukázkový program dne v šabloně Vowly.