Kdy rozdat svatební oznámení a dokdy chtít RSVP

Svatební oznámení nemá jeden univerzální termín. Jinak budete postupovat u malé svatby za půl roku a jinak u letního víkendu, na který hosté cestují přes celou republiku.

Základní pravidlo zní: hostům dejte dost času, aby si termín rezervovali, ale s potvrzením účasti nečekejte tak dlouho, že nestihnete uzavřít catering, ubytování a zasedací pořádek.

Rychlá odpověď

• Save the date: přibližně 6–12 měsíců před svatbou.

• Svatební oznámení a pozvánky: nejčastěji 3–6 měsíců před svatbou.

• Termín RSVP: zpravidla 4–8 týdnů před svatbou.

• První připomínka: zhruba týden před termínem RSVP.

• Osobní kontakt po termínu: během několika dnů po uzávěrce.

Nejde o pevné zákony. Vždy vycházejte z termínu, který vám pro finální počty stanovilo místo, catering nebo ubytování, a ponechte si alespoň týdenní rezervu.

Časová osa komunikace s hosty

12 až 9 měsíců před svatbou

Máte-li potvrzené datum a místo, sestavte první seznam hostů. U svatby v hlavní sezoně, o prodlouženém víkendu nebo v zahraničí můžete nejbližším poslat save the date už nyní.

Save the date nemusí obsahovat podrobný program. Stačí jména, datum, přibližné místo a věta, že pozvánka s detaily bude následovat.

9 až 6 měsíců před svatbou

Je vhodný čas pro save the date u většiny větších svateb. Zvlášť včas informujte:

• hosty ze zahraničí,

• rodiny s dětmi,

• lidi, kteří si musí zajistit ubytování,

• hosty pracující na směny,

• svatebčany s důležitou rolí.

Pokud už máte svatební web, můžete na něm zveřejnit jen základ a postupně jej doplňovat.

6 až 3 měsíce před svatbou

Rozdejte nebo rozešlete svatební oznámení a pozvánky. V tuto chvíli by hosté měli znát:

• přesné místo a čas obřadu,

• zda jsou zváni na celý den,

• zda pozvání zahrnuje děti nebo doprovod,

• kde najdou podrobnosti,

• jak a do kdy mají potvrdit účast.

Pokud svatbu pořádáte v kratším termínu, pozvánky pošlete hned, jak jsou rozhodující údaje potvrzené. Na dokonalý tisk není potřeba čekat, když hosté potřebují plánovat cestu.

8 až 6 týdnů před svatbou

U větší svatby může být právě zde termín RSVP. Dřívější uzávěrka pomůže, pokud:

• rezervujete více pokojů,

• hosté vybírají z několika jídel,

• potřebujete zajistit dopravu,

• máte náhradní seznam hostů,

• dodavatelé chtějí počty neobvykle brzy.

Nastavte termín podle reálných závazků, ne jen podle obecného doporučení.

6 až 4 týdny před svatbou

Nejčastější období pro konečný termín potvrzení účasti. Do uzávěrky byste měli vědět nejen počet lidí, ale také dietní omezení, ubytování, dopravu a případné doprovody, pokud je sbíráte.

Online RSVP vám pomůže držet odpovědi na jednom místě místo několika chatů a papírových poznámek.

Týden před termínem RSVP

Pošlete přátelskou připomínku pouze těm, kteří ještě neodpověděli. Není potřeba znovu obesílat potvrzené hosty.

Ahoj, jen připomínáme potvrzení účasti na naší svatbě do [datum]. Odpověď nám prosím pošli přes [odkaz]. Pomůže nám to uzavřít počty pro místo a catering. Děkujeme!

První týden po termínu

Ozvěte se neodpovídajícím hostům přímo. Formulujte dotaz tak, aby bylo snadné říct ano i ne:

Ahoj, uzavíráme finální počty na svatbu a zatím od tebe nemáme odpověď. Můžeš nám prosím do [nový krátký termín] potvrdit, zda dorazíš? Budeme rádi v obou případech, jen potřebujeme znát konečný počet.

Neberte mlčení automaticky jako odmítnutí, dokud hosta nekontaktujete.

Jak určit vlastní termín RSVP

Postupujte odzadu:

1. Zjistěte deadline od cateringu, místa a ubytování.

2. Přidejte čas na zasedací pořádek a tisk jmenovek.

3. Přidejte 7–14 dnů na dohledání chybějících odpovědí.

4. Výsledné datum uveďte hostům jako termín RSVP.

Příklad: catering potřebuje finální počet 20. května. Vy chcete týden na dořešení odpovědí. Hostům proto stanovíte RSVP nejpozději na 13. května, případně ještě o pár dnů dříve.

Kdy poslat oznámení dříve

Čím náročnější je účast pro hosta, tím dříve má termín znát. Posuňte komunikaci dopředu, pokud:

• svatba vyžaduje letenku nebo dlouhou cestu,

• koná se během prázdnin či svátků,

• v okolí je málo ubytování,

• hosté musí zařídit hlídání,

• obřad proběhne ve všední den,

• žádáte hosty o vícedenní účast.

Kdy je naopak příliš brzy

Oznámení neposílejte, dokud nemáte jisté datum a místo. Předběžnou informaci můžete nejbližším sdělit ústně, ale formální save the date by měl obsahovat termín, na který se mohou spolehnout.

Také není praktické chtít závazné RSVP deset měsíců předem. Hosté ještě nemusí znát dovolenou, směny ani rodinné plány a odpovědi budete později stejně ověřovat.

Co když se termín nebo místo změní

Aktualizujte svatební web a současně změnu pošlete přímo všem dotčeným hostům. Samotná úprava stránky nestačí; hosté nemusí web pravidelně kontrolovat.

Zpráva by měla začít jasně: „Důležitá změna místa“ nebo „Posun času obřadu“. Teprve potom vysvětlete důvod a přidejte nový údaj.