Svatební checklist: co zařídit rok předem a co počká na poslední týden

Na svatbě se dá zařídit stovka drobností, ale většina z nich závisí na pár rozhodnutích. Místo určí, kolik pozvete hostů. Počet hostů určí rozpočet. A až budete znát potvrzené počty, můžete objednat catering, ubytování i dopravu. Když dodržíte tohle pořadí, nemusíte mít všechno vymyšlené rok dopředu.

Checklist si upravte podle sebe. Civilní obřad v restauraci pro 30 lidí potřebuje jiný plán než víkendová svatba na statku pro 120 hostů. Co se vás netýká, prostě přeskočte.

Nejdřív si nastavte pět základů

Než začnete oslovovat jednotlivé dodavatele, ujasněte si spolu:

1. kolik zhruba chcete utratit a kolik si necháte jako rezervu,

2. jak velkou svatbu chcete,

3. v jaké oblasti a jak daleko jsou hosté ochotní cestovat,

4. roční období a dva až tři možné termíny,

5. tři věci, na kterých nechcete šetřit (třeba fotograf, jídlo a kapela).

12 a více měsíců před svatbou

Teď řešte to, co ovlivní všechno ostatní, a dodavatele, kteří bývají rychle obsazení.

• Stanovte rámcový rozpočet a rezervu. Pomůže vám s tím náš článek Jak si sestavit svatební rozpočet a neztratit se v číslech.

• Udělejte první odhad počtu hostů.

• Vyberte oblast, styl svatby a několik možných termínů.

• Objeďte místa a ověřte si, kolik lidí se reálně vejde na obřad i na hostinu.

• Zeptejte se, co je v ceně a jestli musíte použít jejich dodavatele (catering, výzdobu, techniku).

• Rezervujte místo a podepište smlouvu.

• Rozhodněte se, jestli chcete civilní, církevní, nebo jiný obřad, a zjistěte na matrice nebo na faře, co budete potřebovat a do kdy.

• Oslovte fotografa nebo kameramana, pokud jsou pro vás prioritou.

• Zvažte koordinátora, hlavně když se svatba koná na více místech nebo místo nemá vlastní personál.

Pozor: Hostům zatím neoznamujte přesný termín. Počkejte, až budete mít potvrzené místo i obřad.

9 – 12 měsíců před svatbou

• Upravte seznam hostů podle kapacity místa a rozpočtu.

• Vyberte si svědky a zeptejte se jich osobně.

• Zarezervujte catering, pokud ho místo nezajišťuje.

• Oslovte kapelu nebo DJe.

• Začněte řešit šaty a oblek, hlavně pokud je chcete šít na míru nebo upravovat.

• Pokud je v okolí málo ubytování, předběžně zablokujte pokoje pro hosty.

• Pošlete save the date hostům, kteří budou cestovat nebo si potřebují vzít dovolenou.

• Založte svatební web.

Web nemusí být hned hotový. Na začátek stačí datum, místo a informace, že podrobnosti doplníte.

6 – 9 měsíců před svatbou

Teď přichází na řadu organizace věcí, které se vyrábějí, zkoušejí nebo upravují.

• Vyberte floristiku a domluvte se na stylu výzdoby.

• Objednejte dort nebo sweet bar.

• Zarezervujte vizážistku a kadeřnici.

• Domluvte hudbu na obřad.

• Vyberte snubní prsteny.

• Vymyslete dopravu mezi místy a odvoz hostů večer.

• Rozhodněte, jestli zvete děti a jestli hosté můžou přijít s doprovodem.

• Připravte text oznámení, dress code a odpovědi na nejčastější otázky hostů. Pomoci vám mohou hotové vzory textů.

• Pokud se berete v zahraničí nebo jedete hned na svatební cestu, zkontrolujte platnost dokladů.

Pozor: O dětech a doprovodu rozhodněte ještě před rozesláním pozvánek. Když to hosté zjistí až z formuláře RSVP, vznikají nepříjemné situace.

3 – 6 měsíců před svatbou

• Vytvořte a rozešlete svatební oznámení. Ve Vowly ho připravíte zdarma ve stejném stylu jako svatební web a stáhnete jako PDF pro tisk nebo obrázek k online sdílení.

• Spusťte online RSVP a nastavte termín, do kdy mají hosté odpovědět.

• Doplňte na web program, dopravu, parkování, ubytování a kontakt na někoho, kdo odpoví na dotazy.

• Objednejte tiskoviny, které mají delší výrobu.

• Vyberte menu a pití. Pokud catering nabízí ochutnávku, domluvte termín.

• Promyslete průběh obřadu a začněte psát sliby nebo proslovy.

• Pokud potřebujete půjčit stan, osvětlení, ozvučení nebo nábytek, zarezervujte je.

• Zajistěte hlídání nebo program pro děti, pokud ho máte v plánu hostům nabídnout.

• Sepište první verzi harmonogramu dne.

Termín pro RSVP dejte s rezervou před termíny, kdy musíte nahlásit počty cateringu a ubytování. Budete potřebovat čas, abyste mohli napsat těm, kdo neodpověděli, a doptat se na nejasné odpovědi.

1 – 3 měsíce před svatbou

• Napište hostům, kteří ještě neodpověděli.

• Projděte odpovědi v RSVP: alergie a dietní omezení předejte cateringu zvlášť, ne jako „preference“. U odpovědí za celou rodinu ověřte, že sedí počet lidí.

• Potvrďte, kdo potřebuje odvoz a ubytování.

• Až budou uzavřené odpovědi, udělejte první verzi zasedacího pořádku.

• Dokončete podrobný harmonogram pro dodavatele a jednodušší verzi pro hosty.

• Projděte si místo s koordinátorem, fotografem nebo s tím, kdo bude mít den na starosti.

• Domluvte, kdy a kam se doveze výzdoba, dort, květiny a technika.

• Sepište seznam skupinových fotek.

• Zajistěte jmenovky, menu na stoly a cedulky s navigací.

• Vyzkoušejte si oblečení i boty a nechte udělat poslední úpravy.

• Podejte na matrice nebo na faře potřebné doklady. Kdy přesně, vám řeknou tam. Počítejte s tím, že některé doklady (například ze zahraničí) se vyřizují déle.

Pozor: Zasedací pořádek nedokončujte, dokud nemáte všechny odpovědi. Jinak ho budete předělávat několikrát.

Poslední měsíc

Už nic nového nevymýšlejte. Teď jde o to dotáhnout to, co je rozjeté.

• Nahlaste cateringu a místu finální počty hostů.

• Potvrďte pokoje, autobus a časy odvozů.

• Pošlete hostům finální program.

• Ověřte si u všech dodavatelů kontakty a časy příjezdu.

• Určete, kdo převezme květiny, dort, výzdobu a další dodávky.

• Zjistěte, co se doplácí předem a co na místě, a připravte peníze.

• Rozdělte důležité věci do označených krabic podle místa použití.

• Připravte plán B na déšť, vedro nebo zimu.

• Sepište kontakty pro případ, že se něco pokazí, a dejte je někomu dalšímu. Vy dva byste v ten den neměli být ti, komu všichni volají.

• Zálohujte si důležité dokumenty a seznamy.

Poslední týden

• Potvrďte jen klíčové časy a kontakty. Nic dalšího už neměňte.

• Předejte koordinátorovi nebo svědkovi finální harmonogram a kontakty.

• Připravte doklady, prsteny a věci na obřad.

• Nachystejte oblečení, doplňky a pár náhradních drobností (jehla a nit, náplasti, punčochy).

• Zkontrolujte předpověď a aktivujte připravenou variantu počasí, pokud je třeba.

• Nabijte telefony a powerbanky. Telefon od dodavatelů ale ať zvedá někdo jiný.

• Naplánujte si aspoň jeden večer bez svatebních příprav.

Den před svatbou

• Pokud to místo dovoluje, nachystejte výzdobu, nebo ji předejte tomu, kdo ji bude chystat.

• Ještě jednou zkontrolujte prsteny, doklady a oblečení.

• Potvrďte, kdo má klíče, hotovost, kontakty a krizový plán.

• Najezte se a jděte včas spát.

Nezkoušejte celý den nanečisto do půlnoci. Stačí vyjasnit to podstatné.

Den po svatbě

• Vraťte půjčené věci podle domluvy.

• Vyzvedněte si z místa osobní věci a dárky.

• Zálohujte fotky, které už máte.

• Sepište, co ještě zbývá doplatit a jaké zálohy vám mají vrátit.

• Pošlete hostům odkaz pro nahrání fotografií, pokud jej ještě nemají.

Děkovačky a výběr fotek počkají, až si odpočinete.

Když máte na přípravu jen tři měsíce

Rozhodujte rychleji, ale smlouvy čtěte stejně pečlivě.

První týden

Rozpočet, seznam hostů, místo, termín obřadu a nejdůležitější dodavatelé. Buďte flexibilní s datem a počítejte s menším výběrem.

Druhý až čtvrtý týden

Pozvánky, web, RSVP, oblečení, prsteny, ubytování a doprava. Využijte hotové šablony a dejte hostům jasný termín pro odpověď.

Druhý měsíc

Menu, harmonogram, výzdoba v rozsahu, který zvládnete, tiskoviny a matrika. Každý týden uzavřete jednu oblast.

Poslední měsíc

Finální počty, zasedací pořádek, dodavatelé, platby, kdo co má na starosti a plán B. Nic nového nepřidávejte.