Online RSVP: ako zbierať odpovede hostí bez chaosu

RSVP je potvrdenie, či pozvaný hosť príde. Vo Vowly môžete pri každom účastníkovi evidovať meno, či ide o dieťa, a jeho výber jedla. K odpovedi získate aj správu a voliteľne záujem o ubytovanie. Doprava nie je súčasťou RSVP. Aby údaje skutočne pomohli, formulár musí byť krátky, zrozumiteľný a naviazaný na rozhodnutia, ktoré budete robiť.

Čo znamená RSVP

Skratka vychádza z francúzskeho „répondez s'il vous plaît“, teda „odpovedzte, prosím“. Na slovenskej pozvánke ju nemusíte používať bez vysvetlenia. Jasnejšie býva:

Potvrďte nám, prosím, do [termín], či prídete. Odpoveď vyplňte na našom svadobnom webe za všetky osoby uvedené v pozvaní.

Hotové varianty na oznámenie, SMS aj pripomienku nájdete v článku Potvrdenie účasti na svadbe: hotové texty a vzory RSVP.

Najskôr určte, na čo odpovede použijete

Každá otázka má viesť k rozhodnutiu. Pred zostavením formulára si napíšte, čo po uzávierke potrebujete odovzdať:

• cateringu: počet jedál a skutočné diétne požiadavky;

• miestu: počet miest a prípadne detské stoličky;

• ubytovaniu: počet izieb, nocí a špeciálne potreby;

• dopravcovi: počet miest v jednotlivých spojoch;

• koordinátorovi: menný zoznam a praktické poznámky.

Ak odpoveď nikto nepoužije, otázku z formulára vynechajte.

Povinné minimum RSVP formulára

Na jednoduchú svadbu zvyčajne stačí:

1. meno hosťa alebo domácnosti;

2. prídem / neprídem;

3. mená potvrdených osôb a označenie detí;

4. výber jedla pre každého účastníka alebo správu;

5. termín odpovede;

6. povinný e-mail na potvrdenie a neskoršiu úpravu odpovede.

Nepýtajte telefón, adresu a ďalšie údaje iba preto, že ich formulár vie zbierať.

Ako funguje odpoveď jednotlivca, páru a rodiny vo Vowly

Jednotlivec

• Potvrdíte účasť?

• Máte potravinovú alergiu alebo diétne obmedzenie?

• Máte záujem o ubytovanie?

Menovite pozvaný pár

Jeden z partnerov odošle odpoveď za oboch. Vo formulári môže druhého pridať menom, označiť ho ako dospelého alebo dieťa a vybrať mu jedlo.

• Prídete?

• Kto ďalší príde?

• Aké jedlo si želá každý z vás?

Rodina s deťmi

Pri rodine odpovedajúci uvedie meno každého účastníka, označí dospelých a deti a môže každému vybrať jedlo. V prehľade tak vidíte nielen celkový počet, ale aj zloženie skupiny.

• Kto z pozvaných príde?

• Kto z nich je dieťa?

• Aké jedlo si želá každý účastník?

Voľné textové pole „Koľkí prídete?“ je rýchle, ale vytvára nejasnosti. Hosť môže započítať nepozvaný sprievod alebo naopak vynechať dieťa.

Ako sa pýtať na alergie a jedlo

Oddeľte zdravotne dôležité informácie od preferencie.

Lepšia otázka:

Má niektorý z účastníkov diétne obmedzenie, o ktorom musí vedieť catering? Vyberte mu zodpovedajúcu možnosť a dôležitú podrobnosť doplňte do správy.

Ak ponúkate výber z vopred dohodnutých menu, zobrazte konkrétne možnosti. Nepýtajte sa otvorene „Čo by ste chceli jesť?“, ak individuálne želania nemôžete splniť.

Po uzávierke údaje prejdite. Nejasnú odpoveď typu „takmer nič nejem“ overte priamo s hosťom namiesto vlastného výkladu.

Doprava a ubytovanie

Vo Vowly možno zapnúť záujem o ubytovanie, súhrnný počet ubytovaných osôb a poznámku. Prvé tri body nižšie patria do RSVP; konkrétny typ izby a dopravu doriešte nadväzujúcim formulárom alebo osobnou správou:

• Máte záujem o ubytovanie?

• Pre koľko osôb ubytovanie potrebujete?

• Potrebujete k ubytovaniu doplniť poznámku?

• Konkrétnu noc, typ izby a osobitné požiadavky si následne potvrďte mimo RSVP.

• Osobitné požiadavky na izbu a konkrétny dopravný spoj doriešte v samostatnom prehľade.

Vowly dnes dopravu v RSVP nezbiera. Podrobný logistický plán a návrh samostatnej evidencie nájdete v článku Doprava a ubytovanie svadobných hostí.

Ako nastaviť termín RSVP

Najskôr zistite finálne termíny od cateringu, miesta, ubytovania a dopravy. Potom postupujte späť:

1. deadline dodávateľa;

2. vaša rezerva na kontrolu odpovedí;

3. čas na jednu pripomienku;

4. termín RSVP uvedený hosťom.

Uzávierka v deň, keď musíte hlásiť počty cateringu, je neskoro. Niektorí hostia neodpovedia, časť odpovedí bude nejasná a niekoľko ľudí urobí zmenu.

Čo robiť s hosťami bez odpovede

Po termíne neposielajte hneď hromadnú výčitku. Najskôr skontrolujte:

• či pozvánku naozaj dostali;

• či formulár funguje v mobile;

• či niekto neodpovedal za celú domácnosť;

• či odpoveď nie je evidovaná pod iným menom.

Potom pošlite krátku osobnú pripomienku s odkazom a novým konkrétnym termínom.

Ako riešiť zmenu odpovede

Na web napíšte, komu sa má hosť ozvať, ak sa jeho plán zmení. Rozlišujte obdobie:

• pred uzávierkou možno zmenu zvyčajne spracovať ľahko;

• po odovzdaní počtov dodávateľom už nemusí byť možné zmeniť menu, izbu alebo dopravu;

• v deň svadby riešte zmeny cez koordinátora alebo kontaktnú osobu.

Nikdy hosťovi nesľubujte, že neskorá zmena „určite nebude problém“, kým ju nepotvrdia dotknutí dodávatelia.

Od odpovedí k finálnym počtom

Po uzávierke použite súhrn z Vowly a podľa potreby ho doplňte samostatnou prevádzkovou tabuľkou. V nej môžete evidovať:

• potvrdené osoby, nie počet formulárov;

• dospelých a deti podľa potrieb miesta;

• menu a diétne obmedzenia po jednotlivých ľuďoch;

• dopravu podľa konkrétnych spojov;

• ubytovanie podľa nocí a izieb;

• hostí bez potvrdenej alebo s nejasnou odpoveďou.

Jeden formulár za štvorčlennú rodinu je vo Vowly jedna odpoveď so štyrmi účastníkmi. Pri každom môžete vidieť meno, či ide o dieťa, a zvolený variant jedla.

Online RSVP vo Vowly

Chcete si najskôr prejsť formulár aj prehľad odpovedí? Pozrite sa, ako online RSVP vo Vowly funguje.

Vo Vowly je RSVP formulár súčasťou svadobného webu aj v tarife FREE. Hostia odpovedajú cez web a pár vidí odpovede v prehľade. V PRO možno navyše zapnúť upozornenia na nové RSVP odpovede.

Pred rozoslaním pozvánok formulár sami vyplňte s dospelým, dieťaťom a odlišným výberom jedla. Skontrolujte pohľad hosťa v mobile a následne overte, ako sa účastníci zobrazia v administrácii.

Odpovede hostí sa vo Vowly premietajú do jedného prehľadu.

Ďalšie súvislosti nájdete v kompletnom sprievodcovi svadobným webom.

Časté chyby

• Formulár obsahuje priveľa otázok „pre istotu“.

• Pri sprievode alebo dieťati chýba meno či správne označenie.

• Alergie sú zmiešané s obľúbenými jedlami.

• Doprava sa omylom považuje za súčasť RSVP, hoci ju Vowly dnes nezbiera.

• Termín RSVP je rovnaký ako deadline cateringu.

• Hosť nevie, ako neskôr zmeniť odpoveď.

• Pár formulár pred rozoslaním netestoval v telefóne.