Svadobný harmonogram na webe: čo, kedy a ako oznámiť hosťom

Hostia nepotrebujú vedieť, o koľkej florista prinesie výzdobu ani kedy fotograf odvedie pár na portréty. Potrebujú vedieť, kedy majú prísť, kam sa presunú, kedy bude jedlo a ako sa dostanú domov. Preto má mať svadba dva harmonogramy: interný prevádzkový plán a stručnú verziu pre hostí.

Interný harmonogram verzus program pre hostí

Interný harmonogram

Používa ho pár, koordinátor a dodávatelia. Obsahuje:

• príchody dodávateľov;

• odovzdanie kvetov, torty a výzdoby;

• kontaktné osoby;

• prípravu obradu;

• presné bloky fotografovania;

• servírovanie jednotlivých chodov;

• technické zmeny a upratovanie;

• záložný variant počasia;

• zodpovednosť za každý krok.

Program pre hostí

Patrí na web a prípadne na tabuľu na mieste. Obsahuje iba body, podľa ktorých si hosť plánuje deň:

• odporúčaný príchod;

• začiatok obradu;

• presun medzi miestami;

• hostinu alebo hlavné občerstvenie;

• výrazné spoločné momenty;

• začiatok večernej oslavy;

• časy odvozov alebo koniec programu.

Ak hosť podľa informácie nemôže nič urobiť ani naplánovať, pravdepodobne ju vo verejnom programe nepotrebuje.

Začnite pevnými bodmi

Do prázdneho dňa najskôr vložte časy, ktoré nemôžete ľubovoľne posunúť:

1. obrad;

2. odovzdanie miesta;

3. servírovanie jedla;

4. príchody a odchody objednanej dopravy;

5. koniec hudby alebo prenájmu.

Medzi ne dopĺňajte ďalšie časti. Nezačínajte výberom času krájania torty, ak ešte neviete, kedy catering zvládne obslúžiť hostí.

Pridajte reálne rezervy

Meškanie nevzniká iba tým, že niekto príde neskoro. Čas zaberie:

• parkovanie a usadenie hostí;

• gratulácie po obrade;

• presun celej skupiny;

• hľadanie ľudí na spoločnú fotografiu;

• servírovanie väčšieho počtu porcií;

• prezliekanie, dojčenie alebo uspávanie detí;

• zmena programu pre dážď.

Krátku rezervu nevypisujte ako položku programu. Nechajte ju medzi bodmi, aby sa meškanie neprenieslo do celého dňa.

Vzor 1: dopoludňajší obrad na jednom mieste

Tento model sa hodí, keď obrad, hostina aj večerná oslava prebiehajú v rovnakom areáli.

10:30 – Príchod hostí

Zaparkujte v areáli a presuňte sa k miestu obradu. Prosíme, posaďte sa najneskôr o 10:50.

11:00 – Svadobný obrad

11:30 – Gratulácie a spoločný prípitok

12:30 – Slávnostný obed

14:30 – Spoločné fotografovanie a voľný program

16:00 – Krájanie torty

18:30 – Večerné občerstvenie

19:30 – Prvý tanec a večerná oslava

23:30 a 1:30 – Spoločné odvozy

Interne si medzi gratuláciami a obedom ponechajte priestor na presun a usadenie. Hosťom však netreba písať „12:05 presun do sály“.

Do voľného programu pridajte iba také svadobné hry pre hostí, ktoré zodpovedajú zloženiu hostí a nezablokujú nadväzujúce body dňa.

Vzor 2: popoludňajší obrad na jednom mieste

13:30 – Príchod hostí

14:00 – Svadobný obrad

14:40 – Gratulácie, prípitok a spoločné fotenie

16:00 – Svadobná hostina

18:30 – Krájanie torty a káva

20:00 – Prvý tanec

20:15 – Večerná oslava

0:00 a 2:00 – Odchody autobusu

Ak sa hlavné jedlo podáva až popoludní, dajte hosťom vopred vedieť, či ich po obrade čaká občerstvenie. Ľudia s deťmi alebo diétnym obmedzením si podľa toho naplánujú deň.

Vzor 3: obrad a hostina na dvoch miestach

12:30 – Príchod ku kostolu

Parkovanie je na [miesto], približne päť minút chôdze.

13:00 – Svadobný obrad

14:00 – Spoločný odchod na hostinu

Autobus odchádza z [miesto]. Hostia idúci vlastným autom nájdu trasu nižšie.

14:45 – Príchod do [názov miesta] a prípitok

15:30 – Svadobná hostina

18:00 – Krájanie torty

19:30 – Prvý tanec a večerná oslava

23:30 a 1:30 – Autobus k ubytovaniu

Čas z navigácie vynásobte realitou celej skupiny. Hostia musia dôjsť k autám, vyjsť z parkoviska, zaparkovať na druhom mieste a znova sa usadiť. Pri autobuse pridajte čas na nastupovanie a kontrolu, že nikto nezostal.

Čo do programu radšej nedávať

• Presný čas súkromného fotenia páru.

• Technické prestávky cateringu.

• Prekvapenie, ktoré má skutočne zostať prekvapením.

• Minútový rozpis hier a príhovorov.

• Kontakty na všetkých dodávateľov.

• Neoverený čas, ktorý sa pravdepodobne zmení.

Stačí napísať „popoludní – voľný program“ alebo konkrétny bod úplne vynechať.

Ako opísať neistý alebo voľný program

Nemusíte predstierať presnosť. Použite formulácie:

Po hostine bude priestor na kávu, fotografie a voľný program. Presný čas torty oznámime na mieste.

Večerná oslava sa začne približne po prvom tanci. Odchody autobusu sú pevne o 23:30 a 1:30.

Pevné časy zvýraznite. Orientačné časy označte slovom „približne“.

Kedy harmonogram zverejniť

Základnú verziu môžete pridať spolu s pozvánkou: príchod, obrad, presun a odchody. Podrobnejšie body doplňte, keď ich potvrdíte s miestom a dodávateľmi.

Pred zverejnením overte:

• nadväznosť na dopravu a ubytovanie;

• dostatok času na príchod;

• odlišné adresy;

• čas jedla;

• pevný koniec prenájmu alebo hudby;

• čitateľnosť v mobile.

Ako oznámiť zmenu

Na webe zmeňte údaj na jednom mieste a hostí upozornite iba vtedy, ak zmena ovplyvní ich príchod, presun, jedlo alebo odchod.

Správa môže znieť:

Aktualizácia programu: pre predpoveď sa obrad presúva do vnútorných priestorov rovnakého areálu. Čas 14:00 aj miesto parkovania zostávajú bez zmeny. Aktuálny program nájdete na našom svadobnom webe.

Neposielajte celý harmonogram znova bez označenia zmeny.

Ako zverejniť program vo Vowly

Vo Vowly môžete harmonogram upravovať v editore svadobného webu. Hostia potom používajú stále rovnaký odkaz a vidia aktuálnu verziu bez novej pozvánky. Program skontrolujte v telefóne a pri každom mieste doplňte logistické informácie v samostatnej sekcii. Celý postup zhŕňa kompletný sprievodca svadobným webom.

Ukážkový program dňa v šablóne Vowly.