Harmonogram wesela na stronie: co, kiedy i jak przekazać gościom

Goście nie muszą wiedzieć, o której florystka przywiezie dekoracje ani kiedy fotograf zabierze parę na sesję. Muszą wiedzieć, kiedy przyjechać, dokąd się przemieścić, kiedy będzie obiad i jak wrócą do domu albo do hotelu. Dlatego wesele powinno mieć dwa harmonogramy: wewnętrzny plan organizacyjny i krótką wersję dla gości.

Harmonogram wewnętrzny a plan dnia dla gości

Harmonogram wewnętrzny

Korzystają z niego para, konsultantka ślubna i usługodawcy. Zawiera:

• przyjazdy usługodawców;

• odbiór kwiatów, tortu i dekoracji;

• osoby do kontaktu;

• przygotowanie ceremonii;

• dokładne bloki zdjęć;

• podawanie kolejnych dań;

• zmiany techniczne i sprzątanie;

• wariant awaryjny na pogodę;

• odpowiedzialność za każdy krok.

Plan dnia dla gości

Należy na stronę ślubną i ewentualnie na tablicę na sali. Zawiera tylko punkty, według których gość planuje swój dzień:

• zalecaną godzinę przyjazdu;

• początek ceremonii;

• przejazd między miejscami;

• obiad i najważniejsze punkty przyjęcia;

• wyraźne wspólne momenty, jak pierwszy taniec, tort czy oczepiny;

• godziny odjazdu busów albo koniec przyjęcia;

• poprawiny, jeśli je planujecie.

Jeśli gość nie może na podstawie danej informacji nic zrobić ani zaplanować, prawdopodobnie nie potrzebuje jej w publicznym planie dnia.

Zacznijcie od stałych punktów

W pusty dzień najpierw wpiszcie godziny, których nie możecie dowolnie przesuwać:

1. ceremonię w kościele albo w USC;

2. przekazanie sali;

3. podawanie posiłków;

4. przyjazdy i odjazdy zamówionego transportu;

5. koniec grania zespołu albo wynajmu sali.

Pomiędzy nie dopisujcie kolejne części. Nie zaczynajcie od ustalania godziny tortu, jeśli jeszcze nie wiecie, kiedy kuchnia zdąży obsłużyć gości.

Dodajcie realny zapas czasu

Opóźnienie nie bierze się tylko z tego, że ktoś się spóźni. Czas zajmują:

• parkowanie i zajmowanie miejsc;

• życzenia po ceremonii;

• przejazd całej grupy;

• szukanie ludzi do wspólnego zdjęcia;

• powitanie chlebem i solą i toast na sali;

• podawanie dużej liczby porcji;

• przebieranie, karmienie albo usypianie dzieci;

• zmiana planu z powodu deszczu.

Krótkiego zapasu nie wypisujcie jako punktu programu. Zostawcie go między punktami, żeby opóźnienie nie rozlało się na cały dzień.

Wzór 1: ślub w plenerze na terenie sali

Ten model sprawdzi się, gdy ceremonia, obiad i zabawa odbywają się w jednym miejscu, na przykład w dworku albo w hotelu z ogrodem.

14:30 – Przyjazd gości
Zaparkujcie na terenie obiektu i przejdźcie na miejsce ceremonii. Prosimy, żebyście zajęli miejsca najpóźniej o 14:50.

15:00 – Ceremonia ślubna

15:40 – Życzenia i wspólny toast

16:30 – Obiad weselny

18:00 – Pierwszy taniec i zabawa

20:00 – Wspólne zdjęcie przed salą

22:30 – Tort weselny

24:00 – Oczepiny

1:00 i 3:00 – Odjazdy busów do hotelu

Wewnętrznie zostawcie sobie między życzeniami a obiadem czas na przejście i zajęcie miejsc. Gościom nie trzeba jednak pisać „16:05 przejście na salę”.

Do zabawy dodajcie tylko takie zabawy weselne dla gości, które pasują do składu gości i nie blokują kolejnych punktów dnia.

Wzór 2: ślub kościelny i wesele w innym miejscu

15:30 – Przyjazd pod kościół
Parking jest przy [miejsce], około pięciu minut pieszo.

16:00 – Ceremonia ślubna

17:00 – Wspólny przejazd na salę
Bus odjeżdża spod kościoła. Goście jadący własnym samochodem znajdą trasę poniżej.

17:45 – Powitanie pary młodej na sali i toast

18:00 – Obiad weselny

19:00 – Pierwszy taniec i zabawa

23:00 – Tort weselny

0:30 – Oczepiny

2:00 i 4:00 – Bus do hotelu

Czas z nawigacji pomnóżcie przez rzeczywistość całej grupy. Goście muszą dojść do samochodów, wyjechać z parkingu, zaparkować w drugim miejscu i znowu usiąść. Przy busie doliczcie czas na wsiadanie i sprawdzenie, czy nikt nie został.

Wzór 3: kameralny ślub cywilny i przyjęcie w restauracji

12:45 – Przyjazd pod urząd stanu cywilnego

13:00 – Ceremonia ślubna

13:30 – Życzenia i zdjęcia przed urzędem

14:30 – Obiad w restauracji [nazwa]

16:30 – Tort i kawa

18:00 – Kolacja i luźny wieczór
Około 22:00 kończymy przyjęcie.

Jeśli obiad jest dopiero kilka godzin po ceremonii, dajcie gościom wcześniej znać, czy po drodze czeka na nich poczęstunek. Osoby z dziećmi albo na specjalnej diecie zaplanują według tego swój dzień.

Czego lepiej nie umieszczać w planie dnia

• Dokładnej godziny prywatnej sesji zdjęciowej pary.

• Przerw technicznych kuchni.

• Niespodzianki, która naprawdę ma pozostać niespodzianką.

• Rozpiski zabaw i przemówień co do minuty.

• Kontaktów do wszystkich usługodawców.

• Niepewnej godziny, która prawdopodobnie się zmieni.

Wystarczy napisać „wieczorem – zabawa” albo dany punkt całkiem pominąć.

Jak opisać niepewny albo swobodny program

Nie musicie udawać precyzji. Możecie napisać:

Po obiedzie będzie czas na kawę, zdjęcia i zabawę. Dokładną godzinę tortu ogłosimy na sali.

Oczepiny zaczną się mniej więcej o północy. Odjazdy busa są stałe: o 2:00 i 4:00.

Stałe godziny wyróżnijcie. Orientacyjne oznaczcie słowem „około”.

Kiedy opublikować harmonogram

Podstawową wersję możecie dodać razem z zaproszeniem: przyjazd, ceremonia, przejazd i odjazdy. Bardziej szczegółowe punkty uzupełnijcie, gdy potwierdzicie je z salą i usługodawcami.

Przed publikacją sprawdźcie:

• zgodność z transportem i noclegami;

• wystarczający czas na dojazd;

• różne adresy;

• godziny posiłków;

• stały koniec wynajmu sali albo grania zespołu;

• czytelność na telefonie.

Jak poinformować o zmianie

Zmieńcie informację na stronie w jednym miejscu, a gości powiadomcie tylko wtedy, gdy zmiana wpływa na ich przyjazd, przejazd, posiłek albo odjazd.

Wiadomość może brzmieć:

Zmiana w planie dnia: z powodu prognozy ceremonia przenosi się do sali na terenie tego samego obiektu. Godzina 15:00 i miejsce parkowania pozostają bez zmian. Aktualny plan dnia znajdziecie na naszej stronie ślubnej.

Nie wysyłajcie ponownie całego harmonogramu bez zaznaczenia, co się zmieniło.

Jak opublikować plan dnia w Vowly

W Vowly możecie edytować harmonogram w edytorze strony ślubnej. Goście korzystają wciąż z tego samego linku i widzą aktualną wersję bez nowego zaproszenia. Sprawdźcie plan na telefonie i przy każdym miejscu dodajcie informacje o dojeździe w osobnej sekcji. Cały sposób opisuje kompletny poradnik o stronie ślubnej.

Przykładowy plan dnia w szablonie Vowly.