Strona ślubna: kompletny poradnik dla narzeczonych

Strona ślubna to jedno miejsce, w którym goście znajdą aktualne informacje przed weselem, w jego trakcie i po nim. Nie zastępuje osobistego zaproszenia ani całego planowania. Rozwiązuje jednak dokładnie tę część organizacji, która zwykle rozsypuje się między zaproszenia, e-maile, grupy na Messengerze i arkusze: plan dnia, dojazd, nocleg, potwierdzenia obecności i zdjęcia.

Ten poradnik przeprowadzi Was od wyboru narzędzia po sprawdzenie gotowej strony.

Jak zrobić stronę ślubną krok po kroku

Nie musicie mieć wszystkich informacji od razu. Zacznijcie od tego, co już wiecie, i uzupełniajcie stronę stopniowo.

1. Wybierzcie narzędzie i szablon. Porównajcie wygląd na telefonie, potwierdzanie obecności, galerię, prywatność i możliwości edycji. Dla inspiracji możecie obejrzeć szablony Vowly.

2. Załóżcie stronę i uzupełnijcie podstawy. Wpiszcie imiona, datę, miejsce i krótkie powitanie. W Vowly możecie stworzyć stronę ślubną za darmo, a w tym samym stylu przygotować też zaproszenie ślubne do druku i do wysłania online.

3. Dodajcie informacje, których potrzebują goście. Opiszcie plan dnia, dojazd, parking, nocleg, dress code i osobę do kontaktu.

4. Ustawcie potwierdzenie obecności online. Wybierzcie termin odpowiedzi i pytajcie tylko o to, z czego naprawdę skorzystacie.

5. Zdecydujcie o prywatności. Rozważcie hasło i pomińcie wrażliwe dane, którym nie miejsce na wspólnej stronie.

6. Sprawdźcie stronę oczami gościa. Otwórzcie ją na telefonie, przetestujcie linki, mapy i wysłanie potwierdzenia, a potem poproście o przejrzenie kogoś, kto nie zna szczegółów przygotowań.

7. Opublikujcie stronę i wyślijcie gościom jeden link. Dodajcie go do wiadomości, na zaproszenie albo w formie kodu QR, a przy ważnej zmianie napiszcie gościom krótko, co się zmieniło.

Każdy krok omawiamy dokładniej w kolejnych częściach.

Czym jest strona ślubna

To strona przygotowana dla konkretnego ślubu i wesela. Gość zwykle znajdzie na niej:

• imiona pary, datę i miejsce;

• praktyczne informacje o dojeździe;

• plan dnia ślubu;

• nocleg i transport;

• formularz potwierdzenia obecności;

• zasady dotyczące dzieci, osób towarzyszących, prezentów i dress code’u;

• osobę do kontaktu;

• galerię i sposób dodawania zdjęć.

W przeciwieństwie do papierowego zaproszenia stronę możecie aktualizować na bieżąco. To jej największa praktyczna zaleta.

Kiedy założyć stronę ślubną

Załóżcie ją, gdy macie potwierdzony termin i salę. Nie musi być kompletna. Pierwsza wersja może zawierać tylko:

1. datę;

2. miejscowość albo miejsce;

3. podstawową informację o przebiegu dnia;

4. informację, kiedy uzupełnicie szczegóły.

Przed rozdaniem zaproszeń dodajcie potwierdzenie obecności, logistykę i najważniejsze zasady. Dokładne godziny możecie doprecyzować później, jeśli goście znają stałe punkty dnia.

Jak wybrać narzędzie

Nie wybierajcie tylko na podstawie szablonu na stronie głównej. Przetestujcie całą ścieżkę gościa.

Funkcje, które warto sprawdzić

• publikacja bez wiedzy technicznej;

• wygodny widok na telefonie;

• edycja sekcji i planu dnia;

• potwierdzenie obecności online i przegląd odpowiedzi;

• galeria i dodawanie zdjęć przez gości;

• ustawienia prywatności;

• adres strony;

• limity zdjęć i ewentualny eksport;

• jak długo strona będzie dostępna po weselu.

Szczegółowe porównanie znajdziecie w artykule Darmowa strona ślubna: co naprawdę dostajecie i na co uważać.

Wybierzcie krótki i czytelny adres

Adres będzie wysyłany w wiadomościach, otwierany z kodu QR i być może drukowany na zaproszeniu. Powinien być:

• krótki;

• bez skomplikowanych znaków;

• łatwy do odczytania;

• bez danych, których nie chcecie upubliczniać.

Vowly używa adresów w domenie vowly.love. W PRO możecie zmienić końcówkę adresu; podłączenia własnej domeny serwis obecnie nie oferuje.

Ułóżcie strukturę według pytań gości

Goście nie czytają strony jak opowiadania od pierwszego do ostatniego zdania. Szukają odpowiedzi na konkretne pytanie. Dlatego nie chowajcie najważniejszych informacji w długim wstępie.

Zalecana kolejność:

1. data i miejsce;

2. prośba o potwierdzenie obecności;

3. plan dnia;

4. dojazd, parking i transport;

5. nocleg;

6. dress code, dzieci, osoby towarzyszące i prezenty;

7. osoba do kontaktu;

8. Wasza historia i zdjęcia;

9. galeria po weselu.

Pełną listę sekcji znajdziecie w artykule Co umieścić na stronie ślubnej. Jeśli nie wiecie, od czego zacząć pisanie, skorzystajcie z gotowych tekstów do każdej sekcji.

Napiszcie wstęp, który szybko orientuje

Wstęp nie musi być długi:

Bierzemy ślub [data] w [miejsce]. Na tej stronie znajdziecie aktualny plan dnia, informacje o dojeździe i formularz potwierdzenia obecności. Cieszymy się, że będziecie z nami!

Historię Waszego związku umieśćcie w osobnej sekcji. Dzięki temu praktyczne informacje nie zginą wśród wspomnień.

Przygotujcie plan dnia dla gości

Plan na stronie to nie wewnętrzny scenariusz rozpisany co do minuty. Podajcie:

• zalecaną godzinę przyjazdu;

• początek ceremonii w kościele albo w urzędzie stanu cywilnego;

• ważny przejazd, na przykład z kościoła na salę;

• obiad i najważniejsze punkty przyjęcia;

• pierwszy taniec, tort i oczepiny, jeśli je planujecie;

• stałe godziny odjazdu busów.

Zostawcie zapas czasu, a godziny orientacyjne tak właśnie oznaczcie. Trzy gotowe przykłady znajdziecie w artykule Harmonogram ślubu na stronie.

Zaplanujcie dojazd i nocleg

Przy każdym miejscu napiszcie:

• dokładny adres i właściwy wjazd;

• gdzie i na jakich zasadach można parkować;

• jak wygląda przejazd między kościołem a salą;

• skąd i o której odjeżdża wspólny transport;

• kto rezerwuje i opłaca nocleg;

• godziny zameldowania i wymeldowania, także po poprawinach;

• kontakt w razie problemów w dniu ślubu.

Chęć noclegu i łączną liczbę osób możecie zebrać w formularzu potwierdzenia. Konkretny bus i godzinę odjazdu notujcie osobno, bo transport nie jest dziś polem formularza Vowly. Skorzystajcie z listy kontrolnej dojazdu i noclegu gości.

Ustawcie potwierdzenie obecności online

Formularz powinien być krótki, a każde pytanie powinno mieć cel. Podstawa to:

• obecność i imiona poszczególnych gości;

• oznaczenie dorosłych i dzieci;

• wybór menu dla każdego uczestnika;

• opcjonalnie chęć noclegu;

• e-mail do potwierdzenia i ewentualnej późniejszej zmiany odpowiedzi;

• termin odpowiedzi;

• sposób zgłoszenia późniejszej zmiany.

Jedna wysłana odpowiedź nie musi oznaczać jednego gościa. Przy parze albo rodzinie w Vowly można podać poszczególne osoby, oznaczyć dzieci i każdemu wybrać menu. Formularz i przegląd odpowiedzi możecie obejrzeć na stronie o potwierdzeniu obecności online. Szczegóły opisujemy w artykule Potwierdzenie obecności online: jak zbierać odpowiedzi gości bez chaosu.

Lista gości i status odpowiedzi w jednym miejscu.

Jasno opiszcie delikatne zasady

Goście docenią uprzejmą jednoznaczność bardziej niż niejasne aluzje. Dotyczy to zwłaszcza:

• wesela bez dzieci;

• ograniczonej liczby osób towarzyszących;

• prośby o kopertę zamiast prezentów rzeczowych;

• dress code’u;

• zasad robienia zdjęć i publikowania ich w mediach społecznościowych.

Napiszcie zasadę raz, życzliwie i bez długiego tłumaczenia się. Możecie skorzystać z gotowych sformułowań o prezentach, dzieciach i osobach towarzyszących oraz z poradnika o dress codzie na wesele.

Zdecydujcie o prywatności

Publiczna strona może być dostępna dla każdego, kto ma link, i może pojawić się w wyszukiwarce. Rozważcie hasło, jeśli podajecie dokładny adres prywatnego miejsca, kontakty, nocleg albo zdjęcia gości.

Nawet za hasłem nie umieszczajcie skanów dokumentów, informacji o zdrowiu, umów z usługodawcami ani danych przeznaczonych dla jednej osoby. Więcej piszemy w artykule Strona ślubna z hasłem.

Dodawajcie zdjęcia z rozwagą

Przed ślubem wystarczy kilka dobrych zdjęć pary. Duże pliki niepotrzebnie spowalniają stronę. Po weselu możecie otworzyć galerię dla gości i zebrać spontaniczne ujęcia, których fotograf nie miał szansy zrobić.

Dajcie gościom prosty link albo kod QR i napiszcie, co mają dodawać. Dokładny sposób opisujemy w artykule Zdjęcia ślubne od gości w jednym miejscu.

Jak udostępnić stronę ślubną

Najlepiej sprawdza się połączenie:

• czytelnego linku w wiadomości;

• krótkiego adresu albo kodu QR na papierowym zaproszeniu;

• jednego przypomnienia przed terminem potwierdzenia;

• kodu QR na sali do dodawania zdjęć.

Przed drukiem sprawdźcie kod QR w docelowym rozmiarze. Jeśli strona jest chroniona hasłem, zdecydujcie, czy wyślecie je w tej samej prywatnej wiadomości, czy osobno.

Połączcie stronę z zaproszeniem

Strony i zaproszenia nie musicie przygotowywać osobno. W Vowly zaproszenie przejmuje wygląd strony, a także imiona, datę, miejsce i plan dnia. Na odwrocie możecie dodać prośbę o potwierdzenie obecności i kod QR, który zaprowadzi gości prosto na stronę. Gotowy projekt pobierzecie za darmo jako PDF do druku albo obrazek do wysłania online.

Gdy później zmienicie dane na stronie, zmiany pojawią się też w projekcie zaproszenia. Wydrukowane lub wysłane egzemplarze oczywiście się nie zmienią, dlatego przy ważnej zmianie pobierzcie nową wersję i dajcie gościom znać bezpośrednio.

Sprawdzenie przed publikacją

Przejdźcie stronę jak gość, najlepiej w oknie incognito.

• Czy na pierwszym ekranie widać datę i miejsce?

• Czy strona działa na telefonie?

• Czy mapy prowadzą do właściwego wjazdu?

• Czy godziny zgadzają się z transportem?

• Czy potwierdzenie obecności da się naprawdę wysłać?

• Czy widać łączną liczbę potwierdzonych osób i dzieci?

• Czy działa hasło?

• Czy na stronie nie zostały testowe imiona, e-maile albo zdjęcia?

• Czy działają wszystkie linki?

• Czy gość wie, do kogo napisać w razie zmiany?

Poproście jedną osobę, która nie zna przygotowań, żeby znalazła na stronie godzinę ceremonii, parking, nocleg i formularz potwierdzenia. Miejsca, w których się zatnie, są lepszym testem niż kolejne czytanie tekstu przez Was.

Jak aktualizować stronę

Zmianę wprowadźcie w jednym miejscu, a gości powiadomcie tylko wtedy, gdy wpływa na ich plany. W wiadomości zawsze napiszcie, co się zmieniło, a co zostaje bez zmian.

Przykład:

Zmieniliśmy godzinę odjazdu pierwszego busa na 12:30. Miejsce zbiórki i godzina ceremonii pozostają bez zmian. Aktualne informacje znajdziecie na naszej stronie ślubnej.

Co ze stroną po weselu

Po weselu:

1. usuńcie nieaktualne kontakty organizacyjne;

2. otwórzcie albo przypomnijcie galerię;

3. pobierzcie zdjęcia i zróbcie kopię zapasową;

4. zdecydujcie, jak długo strona ma być dostępna i jak chronić prywatność;

5. zostawcie gościom tylko treści, które mają sens po weselu.

W Vowly opublikowana strona i galeria są dostępne dla gości przez 12 miesięcy od daty ślubu, a potem automatycznie przestają być publiczne; konto pary zostaje zachowane.

Jak działa Vowly

Vowly to serwis do tworzenia strony ślubnej z potwierdzeniem obecności online i galerią dla gości. Bez karty możecie wybrać szablon, uzupełnić treść, opublikować stronę i korzystać ze wspólnej galerii do 20 zdjęć. PRO dodaje między innymi hasło do strony, przypomnienia o potwierdzeniu obecności, galerię na 1000 zdjęć, kod QR do dzielenia się zdjęciami, pobieranie w wyższej jakości, stronę bez oznaczenia Vowly, własny adres i wszystkie warianty kolorów szablonów.

Aktualny zakres zawsze sprawdźcie w cenniku.

Goście otworzą gotową stronę jednym linkiem na telefonie i na komputerze.