Potwierdzenie obecności online: jak zbierać odpowiedzi gości bez chaosu

Potwierdzenie obecności (często oznaczane skrótem RSVP) to odpowiedź zaproszonego gościa, czy przyjdzie na ślub i wesele. W Vowly przy każdym uczestniku możecie zapisać imię, informację, czy to dziecko, i wybór menu. Do odpowiedzi dostaniecie też wiadomość od gości i opcjonalnie chęć noclegu. Transport nie jest częścią formularza. Żeby dane naprawdę pomogły, formularz musi być krótki, zrozumiały i powiązany z decyzjami, które będziecie podejmować.

Co oznacza RSVP

Skrót pochodzi z francuskiego „répondez s'il vous plaît”, czyli „proszę o odpowiedź”. Na polskim zaproszeniu nie musicie go używać bez wyjaśnienia. Jaśniej brzmi:

Prosimy o potwierdzenie przybycia do [termin]. Odpowiedź możecie wypełnić na naszej stronie ślubnej za wszystkie osoby wymienione w zaproszeniu.

Gotowe wersje na zaproszenie, SMS i przypomnienie znajdziecie w artykule Potwierdzenie obecności na ślubie: gotowe teksty i wzory.

Najpierw ustalcie, do czego użyjecie odpowiedzi

Każde pytanie powinno prowadzić do decyzji. Zanim ułożycie formularz, zapiszcie, co po terminie odpowiedzi musicie komu przekazać:

• sali albo cateringowi: liczbę porcji i prawdziwe wymagania dietetyczne;

• sali: liczbę miejsc i ewentualnie krzesełka dla dzieci;

• hotelowi: liczbę pokoi, nocy i szczególne potrzeby, także na poprawiny;

• przewoźnikowi: liczbę miejsc w poszczególnych kursach busa;

• konsultantce ślubnej: imienną listę i praktyczne uwagi.

Jeśli z odpowiedzi nikt nie skorzysta, usuńcie pytanie z formularza.

Niezbędne minimum formularza

Przy prostym weselu zwykle wystarczy:

1. imię gościa albo nazwa rodziny;

2. przyjdę / nie przyjdę;

3. imiona potwierdzonych osób i oznaczenie dzieci;

4. wybór menu dla każdego uczestnika albo wiadomość;

5. termin odpowiedzi;

6. obowiązkowy e-mail do potwierdzenia i późniejszej zmiany odpowiedzi.

Nie proście o telefon, adres i inne dane tylko dlatego, że formularz potrafi je zebrać.

Jak w Vowly odpowiada jedna osoba, para i rodzina

Jedna osoba

• Czy potwierdzasz obecność?

• Czy masz alergię pokarmową albo dietę?

• Czy potrzebujesz noclegu?

Para zaproszona z imienia

Jedna osoba wysyła odpowiedź za oboje. W formularzu może dodać drugą osobę z imienia, oznaczyć ją jako dorosłą albo dziecko i wybrać jej menu.

• Czy przyjdziecie?

• Kto jeszcze przyjdzie?

• Jakie menu wybiera każde z Was?

Rodzina z dziećmi

Przy rodzinie osoba odpowiadająca podaje imię każdego uczestnika, oznacza dorosłych i dzieci i może każdemu wybrać menu. W przeglądzie widzicie więc nie tylko łączną liczbę, ale też skład grupy.

• Kto z zaproszonych przyjdzie?

• Kto z nich jest dzieckiem?

• Jakie menu wybiera każdy uczestnik?

Otwarte pole „Ile osób przyjdzie?” jest szybkie, ale rodzi niejasności. Gość może doliczyć niezaproszoną osobę towarzyszącą albo pominąć dziecko.

Jak pytać o alergie i menu

Oddzielcie informacje ważne dla zdrowia od upodobań.

Lepsze pytanie:

Czy któryś z uczestników ma dietę, o której musi wiedzieć kuchnia? Wybierzcie odpowiednią opcję, a ważny szczegół dopiszcie w wiadomości.

Jeśli oferujecie wybór spośród wcześniej ustalonych menu, pokażcie konkretne opcje. Nie pytajcie otwarcie „Co chcielibyście zjeść?”, jeśli nie możecie spełnić indywidualnych życzeń.

Po terminie odpowiedzi przejrzyjcie dane. Niejasną odpowiedź w stylu „prawie nic nie jem” wyjaśnijcie bezpośrednio z gościem, zamiast zgadywać.

Transport i nocleg

W Vowly możecie włączyć pytanie o nocleg, łączną liczbę osób do zakwaterowania i uwagę. Trzy pierwsze punkty poniżej należą do formularza potwierdzenia; konkretny typ pokoju i transport dopnijcie osobnym formularzem albo prywatną wiadomością:

• Czy potrzebujecie noclegu?

• Dla ilu osób potrzebujecie noclegu?

• Czy chcecie coś dopisać w sprawie noclegu?

• Konkretną noc, typ pokoju i szczególne wymagania potwierdźcie później, poza formularzem.

• Szczególne wymagania co do pokoju i konkretny kurs busa zapiszcie w osobnym zestawieniu.

Vowly obecnie nie zbiera w formularzu informacji o transporcie. Szczegółowy plan logistyki i propozycję osobnego zestawienia znajdziecie w artykule Dojazd i nocleg dla gości weselnych.

Jak ustawić termin odpowiedzi

Najpierw sprawdźcie ostateczne terminy sali, cateringu, hotelu i przewoźnika. Potem liczcie wstecz:

1. termin usługodawcy;

2. Wasz zapas na sprawdzenie odpowiedzi;

3. czas na jedno przypomnienie;

4. termin odpowiedzi podany gościom.

Termin w dniu, w którym musicie podać sali liczbę gości, to za późno. Część gości nie odpowie, część odpowiedzi będzie niejasna, a kilka osób zmieni zdanie.

Co zrobić z gośćmi, którzy nie odpowiedzieli

Po terminie nie wysyłajcie od razu zbiorowej pretensji. Najpierw sprawdźcie:

• czy zaproszenie rzeczywiście do nich dotarło;

• czy formularz działa na telefonie;

• czy ktoś nie odpowiedział za całą rodzinę;

• czy odpowiedź nie jest zapisana pod innym imieniem.

Potem wyślijcie krótkie, osobiste przypomnienie z linkiem i nowym konkretnym terminem.

Jak obsłużyć zmianę odpowiedzi

Na stronie napiszcie, do kogo gość ma się odezwać, jeśli zmienią się jego plany. Rozróżnijcie okresy:

• przed terminem odpowiedzi zmianę zwykle łatwo uwzględnić;

• po przekazaniu liczb usługodawcom zmiana menu, pokoju albo transportu może być już niemożliwa;

• w dniu ślubu zmiany niech obsługuje konsultantka albo osoba do kontaktu.

Nigdy nie obiecujcie gościowi, że późna zmiana „na pewno nie będzie problemem”, dopóki nie potwierdzą tego usługodawcy.

Od odpowiedzi do ostatecznych liczb

Po terminie odpowiedzi skorzystajcie z podsumowania w Vowly i w razie potrzeby uzupełnijcie je osobną tabelą organizacyjną. Możecie w niej zapisać:

• potwierdzone osoby, a nie liczbę formularzy;

• dorosłych i dzieci zgodnie z wymaganiami sali;

• menu i diety dla poszczególnych osób;

• transport według konkretnych kursów;

• noclegi według nocy i pokoi;

• gości bez odpowiedzi albo z niejasną odpowiedzią.

Jeden formularz za czteroosobową rodzinę to w Vowly jedna odpowiedź z czterema uczestnikami. Przy każdym widzicie imię, informację, czy to dziecko, i wybrane menu.

Potwierdzenie obecności online w Vowly

Chcecie najpierw zobaczyć formularz i przegląd odpowiedzi? Zobaczcie, jak działa potwierdzenie obecności online w Vowly.

W Vowly formularz potwierdzenia jest częścią strony ślubnej także w darmowej wersji, która obsłuży do 20 gości. Goście odpowiadają przez stronę, a Wy widzicie odpowiedzi w przeglądzie. PRO obejmuje całe wesele bez limitu gości i dodaje przypomnienia o potwierdzeniu obecności.

Przed rozesłaniem zaproszeń sami wypełnijcie formularz z dorosłym, dzieckiem i różnym wyborem menu. Sprawdźcie widok gościa na telefonie, a potem to, jak uczestnicy pojawiają się w panelu.

Odpowiedzi gości trafiają w Vowly do jednego przeglądu.

Więcej szczegółów znajdziecie w kompletnym poradniku o stronie ślubnej.

Częste błędy

• Formularz zawiera za dużo pytań „na wszelki wypadek”.

• Przy osobie towarzyszącej albo dziecku brakuje imienia lub właściwego oznaczenia.

• Alergie są pomieszane z ulubionymi potrawami.

• Transport jest przez pomyłkę traktowany jako część formularza, choć Vowly obecnie go nie zbiera.

• Termin odpowiedzi jest taki sam jak termin podania liczb sali.

• Gość nie wie, jak później zmienić odpowiedź.

• Para nie przetestowała formularza na telefonie przed rozesłaniem zaproszeń.