Kedy rozdať svadobné oznámenia a dokedy žiadať RSVP

Svadobné oznámenie nemá jeden univerzálny termín. Inak budete postupovať pri malej svadbe o pol roka a inak pri letnom víkende, na ktorý hostia cestujú cez celú republiku.

Základné pravidlo znie: dajte hosťom dosť času, aby si termín rezervovali, ale s potvrdením účasti nečakajte tak dlho, že nestihnete uzavrieť catering, ubytovanie a zasadací poriadok.

Ak chcete oznámenie prepojiť s priebežne aktualizovanými informáciami pre hostí, pomôže vám kompletný sprievodca svadobným webom.

Rýchla odpoveď

• Save the date: približne 6–12 mesiacov pred svadbou.

• Svadobné oznámenia a pozvánky: najčastejšie 3–6 mesiacov pred svadbou.

• Termín RSVP: spravidla 4–8 týždňov pred svadbou.

• Prvá pripomienka: približne týždeň pred termínom RSVP.

• Osobný kontakt po termíne: počas niekoľkých dní po uzávierke.

Nejde o pevné zákony. Vždy vychádzajte z termínu, ktorý vám na finálne počty stanovil priestor, catering alebo ubytovanie, a ponechajte si aspoň týždňovú rezervu.

Časová os komunikácie s hosťami

12 až 9 mesiacov pred svadbou

Ak máte potvrdený dátum a miesto, zostavte prvý zoznam hostí. Pri svadbe v hlavnej sezóne, počas predĺženého víkendu alebo v zahraničí môžete najbližším poslať save the date už teraz.

Save the date nemusí obsahovať podrobný program. Stačia mená, dátum, približné miesto a veta, že pozvánka s podrobnosťami bude nasledovať.

9 až 6 mesiacov pred svadbou

Je vhodný čas na save the date pri väčšine väčších svadieb. Obzvlášť včas informujte:

• hostí zo zahraničia,

• rodiny s deťmi,

• ľudí, ktorí si musia zabezpečiť ubytovanie,

• hostí pracujúcich na zmeny,

• svadobčanov s dôležitou úlohou.

Ak už máte svadobný web, môžete na ňom zverejniť iba základ a postupne ho dopĺňať.

6 až 3 mesiace pred svadbou

Rozdajte alebo rozošlite svadobné oznámenia a pozvánky. Vo Vowly si môžete oznámenie vytvoriť zadarmo v rovnakom štýle ako svadobný web a stiahnuť ho ako PDF na tlač alebo obrázok na online rozoslanie.

V tejto chvíli by hostia mali poznať:

• presné miesto a čas obradu,

• či sú pozvaní na celý deň,

• či pozvanie zahŕňa deti alebo sprievod,

• kde nájdu podrobnosti,

• ako a dokedy majú potvrdiť účasť.

Ak svadbu organizujete v kratšom termíne, pozvánky pošlite hneď, ako sú rozhodujúce údaje potvrdené. Na dokonalú tlač netreba čakať, keď hostia potrebujú plánovať cestu.

8 až 6 týždňov pred svadbou

Pri väčšej svadbe môže byť práve tu termín RSVP. Skoršia uzávierka pomôže, ak:

• rezervujete viac izieb,

• hostia si vyberajú z niekoľkých jedál,

• potrebujete zabezpečiť dopravu,

• máte náhradný zoznam hostí,

• dodávatelia chcú počty nezvyčajne skoro.

Nastavte termín podľa skutočných záväzkov, nie iba podľa všeobecného odporúčania.

6 až 4 týždne pred svadbou

Najčastejšie obdobie na konečný termín potvrdenia účasti. Do uzávierky by ste mali vedieť nielen počet ľudí, ale aj diétne obmedzenia, ubytovanie, dopravu a prípadný sprievod, ak tieto údaje zbierate.

Online RSVP vám pomôže udržať odpovede na jednom mieste namiesto niekoľkých chatov a papierových poznámok.

Týždeň pred termínom RSVP

Pošlite priateľskú pripomienku iba tým, ktorí ešte neodpovedali. Potvrdených hostí netreba znova oslovovať.

Ahoj, len pripomíname potvrdenie účasti na našej svadbe do [dátum]. Odpoveď nám, prosím, pošli cez [odkaz]. Pomôže nám to uzavrieť počty pre miesto a catering. Ďakujeme!

Prvý týždeň po termíne

Ozvite sa neodpovedajúcim hosťom priamo. Otázku formulujte tak, aby bolo jednoduché povedať áno aj nie:

Ahoj, uzatvárame finálne počty na svadbu a zatiaľ od teba nemáme odpoveď. Môžeš nám, prosím, do [nový krátky termín] potvrdiť, či prídeš? Budeme radi v oboch prípadoch, potrebujeme iba poznať konečný počet.

Mlčanie nepovažujte automaticky za odmietnutie, kým hosťa nekontaktujete.

Ako určiť vlastný termín RSVP

Postupujte odzadu:

1. Zistite deadline od cateringu, miesta a ubytovania.

2. Pridajte čas na zasadací poriadok a tlač menoviek.

3. Pridajte 7–14 dní na dohľadanie chýbajúcich odpovedí.

4. Výsledný dátum uveďte hosťom ako termín RSVP.

Príklad: catering potrebuje finálny počet 20. mája. Vy chcete týždeň na doriešenie odpovedí. Hosťom preto stanovíte RSVP najneskôr na 13. mája, prípadne ešte o niekoľko dní skôr.

Kedy poslať oznámenie skôr

Čím náročnejšia je účasť pre hosťa, tým skôr má termín poznať. Posuňte komunikáciu dopredu, ak:

• svadba vyžaduje letenku alebo dlhú cestu,

• koná sa počas prázdnin či sviatkov,

• v okolí je málo ubytovania,

• hostia musia zabezpečiť stráženie detí,

• obrad prebehne v pracovný deň,

• žiadate hostí o viacdňovú účasť.

Kedy je naopak príliš skoro

Oznámenie neposielajte, kým nemáte istý dátum a miesto. Predbežnú informáciu môžete najbližším povedať ústne, ale formálne save the date by malo obsahovať termín, na ktorý sa môžu spoľahnúť.

Takisto nie je praktické žiadať záväzné RSVP desať mesiacov vopred. Hostia ešte nemusia poznať dovolenku, zmeny ani rodinné plány a odpovede budete neskôr aj tak overovať.

Čo ak sa termín alebo miesto zmení

Aktualizujte svadobný web a zároveň zmenu pošlite priamo všetkým dotknutým hosťom. Samotná úprava stránky nestačí; hostia nemusia web pravidelne kontrolovať.

Ak ste oznámenie vytvorili vo Vowly, nové údaje sa premietnu do návrhu. Vytlačené kusy ani skôr odoslaný obrázok sa však samy nezmenia, preto stiahnite novú verziu a pošlite ju hosťom spolu s jasnou správou o zmene.

Správa by mala začať jasne: „Dôležitá zmena miesta“ alebo „Posun času obradu“. Až potom vysvetlite dôvod a pridajte nový údaj.