Konsultantka ślubna i koordynator: co załatwi i jak wybrać właściwą osobę

Konsultantka ślubna albo koordynator to nie osoba, która przejmie Wasz ślub i zdecyduje za Was. Jej zadaniem jest zamienić Wasze ustalenia w płynny przebieg, pilnować powiązań i rozwiązywać drobne problemy, zanim dotrą do Was. Nie każda para jej potrzebuje. Jeśli jednak nie chcecie, żeby w dniu ślubu godzin, telefonów i usługodawców pilnowała mama albo świadek, może być bardzo przydatna.

Koordynacja dnia to nie to samo co planowanie całego ślubu

Pod tą samą nazwą mogą kryć się różne usługi. Dlatego najpierw pytajcie o zakres, a nie o samą cenę.

• Koordynacja dnia ślubu: przejęcie gotowego planu, kontakt z usługodawcami i nadzór na miejscu.

• Częściowa organizacja: pomoc przy wybranych usługodawcach, harmonogramie albo budżecie i późniejsza koordynacja.

• Kompleksowa organizacja: wsparcie od pierwszych decyzji aż do końca wesela.

Niektóre sale mają własnego koordynatora. Sprawdźcie, kogo reprezentuje i co należy do jego zadań. Często świetnie pilnuje działania sali, ale nie musi kierować pozostałymi usługodawcami, Waszym programem ani dekoracjami.

Kiedy koordynator odciąży Was najbardziej

Pomoc ma sens zwłaszcza wtedy, gdy dzień ma kilka miejsc, wielu usługodawców, skomplikowane dekoracje albo sztywny harmonogram. Przydaje się też parom, które planują na odległość, nie mogą być dzień wcześniej na miejscu albo chcą zdjąć z rodziny zadania organizacyjne.

Na małym przyjęciu w jednym miejscu może wystarczyć odpowiedzialna osoba kontaktowa z rodziny i dobrze umówieni usługodawcy. Zapoznajcie ją jednak wcześniej z planem i upewnijcie się, że naprawdę chce tej roli. Decyzję łatwiej osadzić w całości dzięki liście przygotowań do ślubu.

Czym koordynator zwykle zajmuje się w dniu ślubu

Konkretna praca zależy od umowy. Często przyjmuje usługodawców, sprawdza rozmieszczenie, zbiera gości na ceremonię, pilnuje wejść, łączy kuchnię z DJ-em albo wodzirejem i zmienia kolejność programu, gdy coś się opóźni. Wie też, do kogo dzwonić przy problemie z transportem, pogodą albo sprzętem.

Nie powinien jednak bez uzgodnienia zastępować firmy przeprowadzkowej, florystki, opieki nad dziećmi ani ekipy sprzątającej. Niejasności powstają głównie przy dekoracjach, nocnym sprzątaniu i odbiorze rzeczy. Wszystkie te granice zapiszcie w umowie.

Jak poznać, że współpraca będzie Wam odpowiadać

Referencje są ważne, ale równie istotny jest sposób komunikacji. Dobra konsultantka pyta o Wasze priorytety, wyjaśnia możliwości i nie wciska Wam jednej wizji wesela. Na pierwszym spotkaniu zwróćcie uwagę, czy umie podsumować ustalenia, pracuje przejrzyście i przyznaje, co nie wchodzi w zakres usługi.

Zapytajcie też o doświadczenie z Waszym typem miejsca. Nie musiała tam wcześniej koordynować wesela, ale powinna wiedzieć, czego musi się dowiedzieć. Przy wyborze miejsca przyda się też 30 pytań przed podpisaniem umowy z salą weselną.

Co porównać w ofercie i umowie

• liczbę spotkań przygotowawczych i sposób komunikacji,

• godzinę przyjazdu i wyjazdu w dniu ślubu,

• liczbę osób w zespole koordynacyjnym,

• dokładny zakres przygotowań, montażu i sprzątania,

• przygotowanie i aktualizację harmonogramu,

• kontakt z usługodawcami przed ślubem,

• koszty dojazdu, nadgodziny i ewentualny nocleg,

• zastępstwo w razie choroby i warunki rezygnacji,

• odpowiedzialność za powierzone rzeczy i klucze.

Pozycje przenieście do całego budżetu ślubnego. Najtańsza oferta nie musi być najbardziej oszczędna, jeśli obejmuje mniej godzin albo nie zawiera przygotowań, które potem musicie zapewnić sami.

15 pytań na pierwsze spotkanie

1. Co dokładnie obejmuje Pani pakiet?

2. Od kiedy przejmuje Pani kontakt z usługodawcami?

3. Czy przygotowuje Pani ostateczny harmonogram?

4. Ile godzin będzie Pani na miejscu?

5. Przyjedzie Pani sama czy z asystentką?

6. Ile wesel koordynuje Pani w tym samym weekendzie?

7. Czym zajmuje się Pani dzień przed ślubem?

8. Czy pomaga Pani przy dekoracjach i późniejszym sprzątaniu?

9. Jak postępuje Pani przy opóźnieniu albo deszczu?

10. Czy ma Pani doświadczenie z podobnym miejscem i liczbą gości?

11. Jak będziemy się kontaktować w dniu ślubu?

12. Kto zastąpi Panią w razie choroby?

13. Które koszty nie są w cenie?

14. Jakie są nadgodziny i warunki rezygnacji?

15. Od kiedy termin jest wiążąco zarezerwowany?

Przygotujcie jedno źródło aktualnych informacji

Nawet najlepszy koordynator nie pomoże, gdy różne osoby pracują na różnych wersjach planu. Trzymajcie jeden ostateczny harmonogram, listę kontaktów i adresów. Gościom udostępniajcie tylko to, co muszą wiedzieć; usługodawcy mogą dostać bardziej szczegółową wersję roboczą.

Na stronie ślubnej Vowly umieścicie harmonogram, mapę, dojazd, noclegi i odpowiedzi na częste pytania. Gdy praktyczna informacja się zmieni, poprawicie ją w jednym miejscu. W dniu ślubu możecie wtedy zostawić telefon w torebce, a rozwiązywanie spraw zostawić osobie, którą wybraliście do tej roli.