Lista przygotowań do ślubu: co załatwić rok wcześniej, a co może poczekać

Przy ślubie i weselu jest do załatwienia setka drobiazgów, ale większość z nich zależy od kilku decyzji. Sala określi, ilu gości zaprosicie. Liczba gości wyznaczy budżet. A gdy poznacie potwierdzone liczby, zamówicie catering, noclegi i transport. Jeśli zachowacie tę kolejność, nie musicie mieć wszystkiego wymyślonego na rok do przodu.

Dopasujcie listę do siebie. Ślub cywilny w restauracji dla 30 osób wymaga innego planu niż wesele na 120 gości z poprawinami. To, co Was nie dotyczy, po prostu pomińcie.

Najpierw ustalcie pięć podstaw

Zanim zaczniecie pisać do usługodawców, ustalcie razem:

1. ile mniej więcej chcecie wydać i ile zostawiacie na nieprzewidziane wydatki,

2. jak duże ma być wesele,

3. w jakiej okolicy i jak daleko goście są gotowi dojechać,

4. porę roku i dwa, trzy możliwe terminy,

5. trzy rzeczy, na których nie chcecie oszczędzać (na przykład fotograf, jedzenie i zespół).

12 i więcej miesięcy przed ślubem

Teraz zajmijcie się tym, co wpływa na wszystko inne, oraz usługodawcami, którzy mają najszybciej zajęte terminy. Popularne sale i zespoły w sezonie rezerwuje się często nawet półtora roku wcześniej.

• Ustalcie ramowy budżet i rezerwę. Pomoże Wam artykuł Jak ułożyć budżet ślubny i nie zgubić się w liczbach.

• Zróbcie pierwszy szacunek liczby gości.

• Wybierzcie okolicę, styl wesela i kilka możliwych terminów.

• Objedźcie sale i sprawdźcie, ile osób naprawdę zmieści się na przyjęciu, a jeśli planujecie ślub w plenerze, także na ceremonii.

• Zapytajcie, co jest w cenie i czy musicie korzystać z ich usługodawców (catering, dekoracje, technika).

• Zarezerwujcie salę i podpiszcie umowę.

• Zdecydujcie, czy bierzecie ślub cywilny, kościelny (konkordatowy), czy inną ceremonię, i zapytajcie w urzędzie stanu cywilnego albo w parafii, jakie dokumenty i kursy będą potrzebne i do kiedy.

• Napiszcie do fotografa albo kamerzysty, jeśli są dla Was priorytetem.

• Rozważcie konsultantkę ślubną, zwłaszcza gdy wesele odbywa się w kilku miejscach albo sala nie ma własnej obsługi.

Uwaga: Nie ogłaszajcie jeszcze gościom dokładnego terminu. Poczekajcie, aż będziecie mieć potwierdzoną salę i ceremonię.

9–12 miesięcy przed ślubem

• Dopasujcie listę gości do pojemności sali i budżetu.

• Wybierzcie świadków i zapytajcie ich osobiście.

• Zarezerwujcie catering, jeśli sala go nie zapewnia.

• Napiszcie do zespołu weselnego albo DJ-a.

• Zacznijcie szukać sukni i garnituru, zwłaszcza jeśli mają być szyte na miarę albo poprawiane.

• Jeśli w okolicy jest mało noclegów, wstępnie zablokujcie pokoje dla gości.

• Wyślijcie save the date gościom, którzy będą dojeżdżać z daleka albo muszą wziąć urlop.

• Załóżcie stronę ślubną.

Strona nie musi być od razu gotowa. Na początek wystarczy data, miejsce i informacja, że szczegóły pojawią się później.

6–9 miesięcy przed ślubem

Teraz przychodzi kolej na rzeczy, które trzeba wykonać, przymierzyć albo dopracować.

• Wybierzcie florystkę i ustalcie styl dekoracji.

• Zamówcie tort albo słodki stół.

• Zarezerwujcie makijażystkę i fryzjerkę.

• Ustalcie oprawę muzyczną ceremonii.

• Wybierzcie obrączki.

• Zaplanujcie transport między kościołem a salą i odwóz gości w nocy.

• Zdecydujcie, czy zapraszacie dzieci i czy goście mogą przyjść z osobą towarzyszącą.

• Przygotujcie tekst zaproszenia, dress code i odpowiedzi na najczęstsze pytania gości. Pomogą Wam gotowe wzory tekstów.

• Jeśli bierzecie ślub za granicą albo od razu jedziecie w podróż poślubną, sprawdźcie ważność dokumentów.

Uwaga: O dzieciach i osobach towarzyszących zdecydujcie przed rozesłaniem zaproszeń. Gdy goście dowiadują się o tym dopiero z formularza potwierdzenia obecności, robi się niezręcznie.

3–6 miesięcy przed ślubem

• Przygotujcie i rozdajcie zaproszenia. W Vowly zrobicie je za darmo w tym samym stylu co stronę ślubną i pobierzecie jako PDF do druku albo obrazek do wysłania online.

• Uruchomcie potwierdzenie obecności online i ustawcie termin, do kiedy goście mają odpowiedzieć.

• Uzupełnijcie na stronie plan dnia, dojazd, parking, noclegi i kontakt do osoby, która odpowie na pytania.

• Zamówcie druki, które mają dłuższy czas realizacji.

• Wybierzcie menu i napoje. Jeśli sala albo catering oferuje degustację, umówcie termin.

• Przemyślcie przebieg ceremonii i zacznijcie pisać przysięgę albo przemówienia.

• Jeśli potrzebujecie namiotu, oświetlenia, nagłośnienia albo mebli, zarezerwujcie je.

• Zapewnijcie opiekę albo atrakcje dla dzieci, jeśli chcecie je zaproponować gościom.

• Spiszcie pierwszą wersję harmonogramu dnia.

Termin potwierdzenia obecności ustawcie z zapasem przed dniem, w którym musicie podać liczby sali, cateringowi i hotelowi. Będziecie potrzebować czasu, żeby napisać do tych, którzy nie odpowiedzieli, i dopytać o niejasne odpowiedzi.

1–3 miesiące przed ślubem

• Napiszcie do gości, którzy jeszcze nie odpowiedzieli.

• Przejrzyjcie odpowiedzi: alergie i diety przekażcie sali osobno, a nie jako „preferencje”. Przy odpowiedziach za całą rodzinę sprawdźcie, czy zgadza się liczba osób.

• Potwierdźcie, kto potrzebuje transportu i noclegu.

• Gdy odpowiedzi będą zamknięte, zróbcie pierwszą wersję planu stołów.

• Dokończcie szczegółowy harmonogram dla usługodawców i prostszą wersję dla gości.

• Przejdźcie salę z konsultantką, fotografem albo osobą, która będzie czuwać nad przebiegiem dnia.

• Ustalcie, kiedy i gdzie zostaną dowiezione dekoracje, tort, kwiaty i sprzęt.

• Spiszcie listę zdjęć grupowych.

• Przygotujcie winietki, menu na stoły i tabliczki z oznaczeniami.

• Przymierzcie stroje i buty i zlećcie ostatnie poprawki.

• Złóżcie w urzędzie stanu cywilnego albo w parafii potrzebne dokumenty. Dokładny termin podadzą Wam na miejscu. Pamiętajcie, że niektóre dokumenty (na przykład z zagranicy) załatwia się dłużej.

Uwaga: Nie zamykajcie planu stołów, dopóki nie macie wszystkich odpowiedzi. Inaczej będziecie go przerabiać kilka razy.

Ostatni miesiąc

Nie wymyślajcie już niczego nowego. Teraz chodzi o dopięcie tego, co jest w toku.

• Podajcie sali i cateringowi ostateczną liczbę gości.

• Potwierdźcie pokoje, bus i godziny odwozów.

• Wyślijcie gościom ostateczny plan dnia.

• Sprawdźcie u wszystkich usługodawców kontakty i godziny przyjazdu.

• Ustalcie, kto odbierze kwiaty, tort, dekoracje i inne dostawy.

• Sprawdźcie, co dopłacacie wcześniej, a co na miejscu, i przygotujcie pieniądze.

• Podzielcie ważne rzeczy do opisanych pudełek według miejsca, w którym będą potrzebne.

• Przygotujcie plan B na deszcz, upał albo chłód.

• Spiszcie kontakty na wypadek, gdyby coś poszło nie tak, i przekażcie je komuś innemu. To nie Wy powinniście być tego dnia osobami, do których wszyscy dzwonią.

• Zróbcie kopię ważnych dokumentów i list.

Ostatni tydzień

• Potwierdźcie tylko kluczowe godziny i kontakty. Niczego więcej już nie zmieniajcie.

• Przekażcie konsultantce albo świadkowi ostateczny harmonogram i kontakty.

• Przygotujcie dokumenty, obrączki i rzeczy na ceremonię.

• Przygotujcie stroje, dodatki i kilka drobiazgów na zapas (igła i nitka, plastry, rajstopy).

• Sprawdźcie prognozę i w razie potrzeby uruchomcie przygotowany plan na pogodę.

• Naładujcie telefony i powerbanki. Telefony od usługodawców niech jednak odbiera ktoś inny.

• Zaplanujcie sobie choć jeden wieczór bez przygotowań.

Dzień przed ślubem

• Jeśli sala na to pozwala, przygotujcie dekoracje albo przekażcie je osobie, która się nimi zajmie.

• Jeszcze raz sprawdźcie obrączki, dokumenty i stroje.

• Potwierdźcie, kto ma klucze, gotówkę, kontakty i plan awaryjny.

• Zjedzcie porządny posiłek i idźcie wcześnie spać.

Nie róbcie próby całego dnia do północy. Wystarczy wyjaśnić to, co najważniejsze.

Dzień po weselu

• Oddajcie wypożyczone rzeczy zgodnie z umową.

• Odbierzcie z sali rzeczy osobiste i prezenty.

• Zróbcie kopię zdjęć, które już macie.

• Spiszcie, co jeszcze zostało do dopłacenia i jakie kaucje mają Wam zwrócić.

• Wyślijcie gościom link do dodawania zdjęć, jeśli jeszcze go nie mają.

Jeśli macie poprawiny, przesuńcie te sprawy na kolejny dzień. Podziękowania i wybór zdjęć poczekają, aż odpoczniecie.

Gdy na przygotowania macie tylko trzy miesiące

Decydujcie szybciej, ale umowy czytajcie równie uważnie.

Pierwszy tydzień

Budżet, lista gości, sala, termin ceremonii i najważniejsi usługodawcy. Bądźcie elastyczni z datą i liczcie się z mniejszym wyborem. Wolne terminy częściej znajdziecie w piątki, niedziele i poza sezonem.

Drugi do czwartego tygodnia

Zaproszenia, strona, potwierdzenie obecności, stroje, obrączki, noclegi i transport. Skorzystajcie z gotowych szablonów i dajcie gościom jasny termin odpowiedzi.

Drugi miesiąc

Menu, harmonogram, dekoracje w zakresie, który ogarniecie, druki i formalności w USC albo w parafii. Co tydzień zamykajcie jeden obszar.

Ostatni miesiąc

Ostateczne liczby, plan stołów, usługodawcy, płatności, podział obowiązków i plan B. Nie dodawajcie niczego nowego.