Catering na wesele: jak wybrać menu, porównać cenę i 25 pytań

Dobry catering weselny to nie tylko smaczne jedzenie na degustacji. Musi na czas nakarmić wszystkich gości, działać w zapleczu Waszego miejsca i mieć jasno wyliczoną obsługę, napoje, wyposażenie i sprzątanie.

W wielu salach weselnych kuchnia jest na miejscu i catering wybieracie razem z salą. Osobna firma cateringowa jest potrzebna zwykle przy weselu w stodole, w namiocie, w ogrodzie albo w obiekcie bez własnej kuchni. Zanim napiszecie do dostawców, potwierdźcie przybliżoną liczbę gości, miejsce i ramowy przebieg dnia. Bez tych danych catering może podać tylko bardzo ogólną cenę, którą później zmieni godzina serwisu, brak kuchni albo liczba osób. Kiedy go zarezerwować w odniesieniu do innych zadań, pokazuje lista przygotowań do ślubu według czasu.

Wyślijcie wszystkim dostawcom to samo zapytanie

Oferty porównacie tylko wtedy, gdy każdy catering liczy to samo wesele. W zapytaniu napiszcie:

• datę i dokładny adres miejsca;

• wstępną liczbę dorosłych i dzieci;

• godzinę ceremonii i planowany koniec zabawy;

• czy chcecie serwowany obiad, kolacje na ciepło, bufet, stół wiejski i poprawiny;

• co zapewnia miejsce, a co musi przywieźć catering;

• czy chodzi też o napoje, bar, kawę, tort i słodki stół.

Dołączcie zdjęcia albo opis zaplecza kuchennego, jeśli catering go jeszcze nie zna. Poproście o potwierdzenie, czy oferta obejmuje transport, przygotowanie, obsługę i sprzątanie.

Wybierzcie sposób podania według przebiegu dnia

Serwowane menu nadaje przyjęciu jasne tempo i wszyscy jedzą mniej więcej jednocześnie. Wymaga jednak dokładniejszych godzin, wystarczającej obsługi i wcześniej ustalonych wariantów dań.

Bufet jest swobodniejszy i goście wybierają sami. Trzeba jednak ustalić jego uzupełnianie, czas wydawania i to, jak wygodnie dostaną się do jedzenia starsi goście, dzieci albo osoby z ograniczoną sprawnością ruchową.

Na polskich weselach często łączy się serwowany obiad z kilkoma ciepłymi daniami wieczorem i stołem wiejskim, ale to nie jest obowiązkowa zasada. Przy kameralnym przyjęciu przyjemniejsze może być wspólne biesiadowanie, a przy popołudniowym weselu krótszy poczęstunek. Ważne, żeby ilość i godziny odpowiadały rzeczywistemu programowi.

Nie porównujcie tylko ceny za talerzyk

Kwota za gościa często nie obejmuje wszystkiego. Jeden dostawca wlicza w nią obsługę, zastawę i transport, inny dodaje je dopiero na końcu oferty.

Przy porównaniu oddzielcie:

• jedzenie i jego zakres;

• napoje, alkohol i sposób rozliczania zużycia;

• kucharzy, kelnerów, barmanów i kierownika sali;

• zastawę, szkło, obrusy, stoły i inne wyposażenie;

• transport, chłodzenie, podgrzewanie, prąd i wywóz odpadów;

• dopłaty za dłuższy czas albo pracę po północy.

Uzgodnioną cenę, zaliczkę i termin dopłaty zapiszcie w budżecie ślubnym. Zapytajcie też, jak zmieni się końcowa kwota przy innej liczbie gości.

Diety zbierajcie zrozumiale i na czas

Odróżniajcie potrzebę zdrowotną, na przykład alergię, od zwykłej preferencji. Cateringowi przekażcie tylko informacje, których potrzebuje do bezpiecznego przygotowania i podania. Przy poważnej alergii wyraźnie potwierdźcie możliwości kuchni i ryzyko kontaktu krzyżowego; nie obiecujcie gościowi bezpieczeństwa, którego dostawca nie potwierdził.

Zgodnie z przepisami UE firmy gastronomiczne muszą udostępniać informacje o alergenach w daniach. Z cateringiem ustalcie dodatkowo, kto w dniu ślubu będzie miał listę konkretnych gości i jak właściwy talerz trafi do właściwej osoby.

W potwierdzeniu obecności online możecie zbierać udział i wybrany wariant dania. Do alergii użyjcie jasnego dodatkowego pytania albo wiadomości, a poważne przypadki potem sprawdźcie osobiście. Powiązania i termin zamknięcia wyjaśnia artykuł jak zbierać potwierdzenia obecności online bez chaosu.

Degustacja ma sprawdzić też serwis, nie tylko smak

Przed degustacją zapytajcie o jej cenę, zakres i to, czy kwota zostanie odliczona przy rezerwacji. Próbujcie dań w takiej formie, w jakiej catering naprawdę może je przygotować dla Waszej liczby gości i w Waszym miejscu.

Zwróćcie uwagę na wielkość porcji, temperaturę, szybkość podania i to, jak danie zmienia się po kilku minutach. Przy bufecie pytajcie, jak długo jedzenie będzie wystawione, kto je uzupełnia i kiedy pojawią się ciepłe dania wieczorne.

Nie trzeba układać menu, które zachwyci absolutnie każdego. Powinno jednak dawać zrozumiały i wystarczający wybór dla potwierdzonych potrzeb gości.

Przejdźcie logistykę na miejscu

Najpóźniej przed ostatecznym potwierdzeniem oferty catering i przedstawiciel miejsca muszą wyjaśnić przyjazd, rozładunek, prąd, wodę, chłodzenie, podgrzewanie, blaty robocze, przechowywanie i odpady. Nie bądźcie pośrednikami w technicznych domysłach.

Ustalcie też:

• kto i kiedy nakryje stoły;

• kto odbierze tort i inne zewnętrzne jedzenie;

• kto uzupełnia wodę, kawę i ciepłe dania wieczorem;

• co stanie się z resztkami jedzenia i napojów (w Polsce goście często dostają je na wynos);

• kiedy kończy się praca obsługi i kto potem sprząta.

Informacje o miejscu, parkingu i noclegach dla gości możecie po rezerwacji umieścić na stronie ślubnej. Harmonogram dla usługodawców trzymajcie jednak osobno i bardziej szczegółowo.

25 pytań do firmy cateringowej

1. Czy macie wolny nasz termin i znacie nasze miejsce?

2. Co dokładnie obejmuje proponowana cena?

3. Jak zmieni się cena przy innej liczbie gości?

4. Jaka jest minimalna liczba gości albo minimalna kwota zamówienia?

5. Ilu kelnerów i kucharzy obejmuje oferta?

6. Do której obsługa jest na miejscu?

7. Ile kosztuje praca po północy albo przedłużenie?

8. Czy w cenie jest transport, przygotowanie i odbiór?

9. Jakie wyposażenie przywieziecie, a co musi zapewnić miejsce?

10. Czy potrzebujecie specjalnego przyłącza prądu, wody albo zaplecza?

11. Kto nakryje stoły i kto je sprzątnie po przyjęciu?

12. Jak wygląda degustacja i ile kosztuje?

13. Do kiedy musimy potwierdzić ostateczne menu?

14. Do kiedy musimy podać ostateczną liczbę gości?

15. Jak rozwiązujecie menu i porcje dla dzieci?

16. Jak rozwiązujecie warianty wegetariańskie i wegańskie?

17. Jak pracujecie z alergiami i ryzykiem kontaktu krzyżowego?

18. Skąd obsługa będzie wiedzieć, który gość ma specjalne danie?

19. Jak rozliczacie napoje i czy możemy dostarczyć własny alkohol?

20. Czy w cenie jest woda, kawa, lód i wyposażenie baru?

21. Kto odbierze i przechowa tort?

22. Jak uzupełniacie bufet i kiedy go sprzątacie?

23. Co stanie się z resztkami jedzenia i napojów?

24. Jakie są warunki zaliczki, dopłaty, zmiany i rezygnacji?

25. Kto będzie naszym głównym kontaktem w dniu ślubu?

Do umowy przenieście wszystko, co wpływa na cenę i przebieg

Umowa albo potwierdzony załącznik powinny zawierać menu, liczby, zakres napojów, obsługę, wyposażenie, transport, godziny, cenę i sposób jej przeliczania. Należą do niej też płatności, rezygnacja, zmiana terminu i odpowiedzialność za sprzątanie albo uszkodzone wyposażenie.

Efektem dobrego wyboru nie jest jak najdłuższe menu. To oferta, którą rozumiecie, jedzenie pasujące do Waszego dnia i zespół, który wie, co ma robić na miejscu.