Ako vybrať svadobný catering: menu, cena a 25 otázok

Dobrý svadobný catering nie je len chutné jedlo na ochutnávke. Musí včas nasýtiť všetkých hostí, fungovať v zázemí vášho miesta a mať jasne spočítanú obsluhu, nápoje, inventár aj upratovanie.

Skôr než oslovíte dodávateľov, potvrďte približný počet hostí, miesto a rámcový priebeh dňa. Catering bez týchto údajov môže poslať len veľmi hrubú cenu, ktorú neskôr zmení čas servisu, chýbajúca kuchyňa alebo počet ľudí. Kedy ho rezervovať v nadväznosti na ostatné úlohy, ukazuje svadobný checklist podľa času.

Pošlite všetkým dodávateľom rovnaké zadanie

Ponuky porovnáte len vtedy, keď každý catering počíta s rovnakou svadbou. Do dopytu napíšte:

• dátum a presnú adresu miesta;

• predbežný počet dospelých a detí;

• čas obradu a plánovaný koniec oslavy;

• či chcete servírovaný obed, bufet, večerné občerstvenie a raňajky;

• čo poskytuje svadobné miesto a čo musí priviezť catering;

• či riešite aj nápoje, bar, kávu, tortu a sladký stôl.

Pripojte fotografie alebo opis kuchynského zázemia, ak ho catering ešte nepozná. Nechajte si potvrdiť, či ponuka počíta s dopravou, montážou, servisom a upratovaním.

Vyberte spôsob podávania podľa priebehu dňa

Servírované menu dáva hostine jasné tempo a všetci jedia približne súčasne. Potrebuje však presnejší čas, dostatok obsluhy a vopred vyriešené varianty jedla.

Bufet je voľnejší a hostia si vyberajú sami. Musíte však dohodnúť jeho priebežné dopĺňanie, čas výdaja a spôsob, ako sa k jedlu pohodlne dostanú starší hostia, deti alebo ľudia s obmedzenou pohyblivosťou.

Kombinácia servírovaného obeda a večerného bufetu funguje na mnohých svadbách, nie je však povinným pravidlom. Pre menšiu oslavu môže byť príjemnejšie rodinné spoločné stolovanie, pre popoludňajšiu svadbu zasa kratšie občerstvenie. Dôležité je, aby množstvo a časy zodpovedali skutočnému programu.

Neporovnávajte len cenu za osobu

Suma za hosťa často nezahŕňa všetko. Jeden dodávateľ do nej započíta obsluhu, riad a dopravu, iný ich pridá až na konci ponuky.

Pri porovnaní oddeľte:

• jedlo a jeho rozsah;

• nápoje a spôsob účtovania spotreby;

• kuchárov, obsluhu, barmanov a vedúceho cateringu;

• riad, sklo, obrusy, stoly a ďalší inventár;

• dopravu, chladenie, ohrev, energie a odvoz odpadu;

• príplatky za dlhší čas alebo prácu po polnoci.

Dohodnutú cenu, zálohu a termín doplatku si zapíšte do svadobného rozpočtu. Opýtajte sa aj na to, ako sa konečná suma zmení pri inom počte hostí.

Diétne potreby zbierajte zrozumiteľne a včas

Rozlišujte medzi zdravotnou potrebou, napríklad alergiou, a bežnou preferenciou. Cateringu odovzdajte len informácie, ktoré potrebuje na bezpečnú prípravu a servis. Pri závažnej alergii si výslovne potvrďte možnosti kuchyne a riziko krížového kontaktu; nesľubujte hosťovi bezpečnosť, ktorú dodávateľ nepotvrdil.

Prevádzkovatelia spoločného stravovania musia sprístupniť informácie o alergénoch v jedlách. Praktický prehľad spôsobov označovania uvádza česká Státní zemědělská a potravinářská inspekce. Vy si s cateringom navyše dohodnite, kto bude mať v deň svadby prehľad o konkrétnych hosťoch a ako sa správny tanier dostane k správnemu človeku.

V online RSVP môžete zbierať účasť a zvolenú možnosť jedla. Na alergie použite jasnú doplňujúcu otázku alebo správu a závažné prípady potom overte osobne. Nadväznosti a termín uzávierky vysvetľuje článok ako zbierať online RSVP bez chaosu.

Ochutnávka má overiť aj servis, nielen chuť

Pred ochutnávkou si vyžiadajte jej cenu, rozsah a informáciu, či sa suma pri rezervácii odpočíta. Ochutnávajte podobu jedál, ktorú môže catering skutočne pripraviť pre váš počet hostí a vo vašom mieste.

Všímajte si veľkosť porcií, teplotu, rýchlosť servisu a to, ako sa jedlo mení po niekoľkých minútach. Pri bufete sa pýtajte, ako dlho bude jedlo vystavené, kto ho dopĺňa a kedy príde večerné občerstvenie.

Nie je nutné zostaviť menu, ktoré nadchne úplne každého. Malo by však ponúknuť zrozumiteľnú a dostatočnú možnosť pre potvrdené potreby hostí.

Prejdite logistiku priamo na mieste

Najneskôr pred konečným potvrdením ponuky si catering a zástupca miesta musia ujasniť príchod, vykládku, elektrinu, vodu, chladenie, ohrev, pracovné plochy, skladovanie a odpad. Nenechávajte pár ako prostredníka pre technické domnienky.

Dohodnite aj:

• kto pripraví stoly a kedy;

• kto prevezme tortu a ďalšie externé jedlo;

• kto dopĺňa vodu, kávu a večerné občerstvenie;

• čo sa stane so zvyšným jedlom a nápojmi;

• kedy sa končí práca obsluhy a kto potom upratuje.

Informácie o mieste, parkovaní a ubytovaní pre hostí môžete po rezervácii prehľadne vložiť na svadobný web. Harmonogram pre dodávateľov však udržiavajte zvlášť a podrobnejšie.

25 otázok pre svadobný catering

1. Máte v našom termíne voľno a poznáte naše svadobné miesto?

2. Čo presne zahŕňa navrhovaná cena?

3. Ako sa cena prepočíta pri zmene počtu hostí?

4. Aký je minimálny počet hostí alebo minimálna útrata?

5. Koľko členov obsluhy a kuchárov ponuka zahŕňa?

6. Dokedy je personál na mieste?

7. Čo sa platí po polnoci alebo pri predĺžení?

8. Je v cene doprava, inštalácia a odvoz?

9. Ktorý inventár priveziete a čo musí zabezpečiť miesto?

10. Potrebujete osobitný prívod elektriny, vody alebo zázemie?

11. Kto prestiera stoly a kto ich po oslave odprace?

12. Ako prebieha ochutnávka a koľko stojí?

13. Kedy musíme potvrdiť konečné menu?

14. Kedy musíme dodať finálny počet hostí?

15. Ako riešite deti a detské porcie?

16. Ako riešite vegetariánske a vegánske možnosti?

17. Ako pracujete s alergiami a rizikom krížového kontaktu?

18. Ako obsluha spozná hosťa so špeciálnou možnosťou?

19. Ako sa počítajú nápoje a čo si môžeme dodať sami?

20. Je v cene voda, káva, ľad a barové vybavenie?

21. Kto prevezme a uskladní tortu?

22. Ako sa dopĺňa bufet a kedy sa upratuje?

23. Čo sa stane so zvyšným jedlom a nápojmi?

24. Aké sú podmienky zálohy, doplatku, zmeny a zrušenia?

25. Kto bude naším hlavným kontaktom v deň svadby?

Do zmluvy preneste všetko, čo ovplyvňuje cenu a priebeh

Zmluva alebo potvrdená príloha má obsahovať menu, počty, rozsah nápojov, personál, inventár, dopravu, časy, cenu a spôsob jej prepočtu. Patria do nej aj platby, zrušenie, zmena termínu a zodpovednosť za upratovanie alebo poškodené vybavenie.

Výsledkom dobrého výberu nie je čo najdlhšie menu. Je to ponuka, ktorej rozumiete, jedlo zodpovedajúce vášmu dňu a tím, ktorý vie, čo má na mieste robiť.