Svadobný checklist: čo zariadiť rok vopred a čo počká do posledného týždňa

Na svadbe sa dá zariadiť stovka drobností, ale väčšina z nich závisí od niekoľkých rozhodnutí. Miesto určí, koľko pozvete hostí. Počet hostí určí rozpočet. A až keď budete poznať potvrdené počty, môžete objednať catering, ubytovanie aj dopravu. Ak dodržíte toto poradie, nemusíte mať všetko vymyslené rok vopred.

Checklist si upravte podľa seba. Civilný obrad v reštaurácii pre 30 ľudí potrebuje iný plán než víkendová svadba na statku pre 120 hostí. Čo sa vás netýka, jednoducho preskočte.

Najskôr si nastavte päť základov

Pred oslovovaním jednotlivých dodávateľov si spolu ujasnite:

1. koľko približne chcete minúť a akú rezervu si necháte,

2. akú veľkú svadbu chcete,

3. v akej oblasti a ako ďaleko sú hostia ochotní cestovať,

4. ročné obdobie a dva až tri možné termíny,

5. tri veci, na ktorých nechcete šetriť, napríklad fotograf, jedlo a kapela.

12 a viac mesiacov pred svadbou

Teraz riešte to, čo ovplyvní všetko ostatné, a dodávateľov, ktorí bývajú rýchlo obsadení.

• Stanovte rámcový rozpočet a rezervu. Pomôže vám náš článok Ako si zostaviť svadobný rozpočet a nestratiť sa v číslach.

• Urobte prvý odhad počtu hostí.

• Vyberte oblasť, štýl svadby a niekoľko možných termínov.

• Obíďte miesta a overte si, koľko ľudí sa reálne zmestí na obrad aj hostinu.

• Opýtajte sa, čo je v cene a či musíte použiť ich dodávateľov, napríklad catering, výzdobu alebo techniku.

• Rezervujte miesto a podpíšte zmluvu.

• Rozhodnite sa, či chcete civilný, cirkevný alebo iný obrad, a zistite na matrike alebo fare, čo budete potrebovať a dokedy.

• Oslovte fotografa alebo kameramana, ak sú pre vás prioritou.

• Zvážte koordinátora, najmä ak sa svadba koná na viacerých miestach alebo miesto nemá vlastný personál.

Pozor: Hosťom zatiaľ neoznamujte presný termín. Počkajte, kým budete mať potvrdené miesto aj obrad.

9 – 12 mesiacov pred svadbou

• Upravte zoznam hostí podľa kapacity miesta a rozpočtu.

• Vyberte si svedkov a opýtajte sa ich osobne.

• Rezervujte catering, ak ho miesto nezabezpečuje.

• Oslovte kapelu alebo DJ-a.

• Začnite riešiť šaty a oblek, najmä ak ich chcete šiť na mieru alebo upravovať.

• Ak je v okolí málo ubytovania, predbežne zablokujte izby pre hostí.

• Pošlite save the date hosťom, ktorí budú cestovať alebo si potrebujú vziať dovolenku.

• Založte svadobný web.

Web nemusí byť hneď hotový. Na začiatok stačí dátum, miesto a informácia, že podrobnosti doplníte.

6 – 9 mesiacov pred svadbou

Teraz prichádza na rad organizácia vecí, ktoré sa vyrábajú, skúšajú alebo upravujú.

• Vyberte floristku a dohodnite štýl výzdoby.

• Objednajte tortu alebo sweet bar.

• Rezervujte vizážistku a kaderníčku.

• Dohodnite hudbu na obrad.

• Vyberte obrúčky.

• Vymyslite dopravu medzi miestami a odvoz hostí večer.

• Rozhodnite, či pozývate deti a či hostia môžu prísť so sprievodom.

• Pripravte text oznámenia, dress code a odpovede na najčastejšie otázky hostí. Pomôcť vám môžu hotové vzory textov.

• Ak sa beriete v zahraničí alebo idete hneď na svadobnú cestu, skontrolujte platnosť dokladov.

Pozor: O deťoch a sprievode rozhodnite ešte pred rozoslaním pozvánok. Keď sa to hostia dozvedia až z formulára RSVP, vznikajú nepríjemné situácie.

3 – 6 mesiacov pred svadbou

• Vytvorte a rozošlite svadobné oznámenia. Vo Vowly ich pripravíte zadarmo v rovnakom štýle ako svadobný web a stiahnete ako PDF na tlač alebo obrázok na online zdieľanie.

• Spustite online RSVP a nastavte termín, dokedy majú hostia odpovedať.

• Doplňte na web program, dopravu, parkovanie, ubytovanie a kontakt na niekoho, kto odpovie na otázky.

• Objednajte tlačoviny, ktoré majú dlhšiu výrobu.

• Vyberte menu a nápoje. Ak catering ponúka ochutnávku, dohodnite termín.

• Premyslite priebeh obradu a začnite písať sľuby alebo príhovory.

• Ak potrebujete požičať stan, osvetlenie, ozvučenie alebo nábytok, rezervujte ich.

• Zabezpečte stráženie alebo program pre deti, ak ho plánujete hosťom ponúknuť.

• Spíšte prvú verziu harmonogramu dňa.

Termín na RSVP dajte s rezervou pred termínmi, keď musíte nahlásiť počty cateringu a ubytovaniu. Budete potrebovať čas na napísanie tým, ktorí neodpovedali, a dopýtanie sa na nejasné odpovede.

1 – 3 mesiace pred svadbou

• Napíšte hosťom, ktorí ešte neodpovedali.

• Prejdite odpovede v RSVP: alergie a diétne obmedzenia odovzdajte cateringu osobitne, nie ako „preferencie“. Pri odpovediach za celú rodinu overte, že sedí počet ľudí.

• Potvrďte, kto potrebuje odvoz a ubytovanie.

• Keď budú odpovede uzavreté, urobte prvú verziu zasadacieho poriadku.

• Dokončite podrobný harmonogram pre dodávateľov a jednoduchšiu verziu pre hostí.

• Prejdite si miesto s koordinátorom, fotografom alebo človekom, ktorý bude mať deň na starosti.

• Dohodnite, kedy a kam sa dovezie výzdoba, torta, kvety a technika.

• Spíšte zoznam skupinových fotiek.

• Zabezpečte menovky, menu na stoly a navigačné tabuľky.

• Vyskúšajte si oblečenie aj topánky a nechajte urobiť posledné úpravy.

• Odovzdajte na matrike alebo fare potrebné doklady. Kedy presne, vám povedia tam. Počítajte s tým, že niektoré doklady, napríklad zo zahraničia, sa vybavujú dlhšie.

Pozor: Zasadací poriadok nedokončujte, kým nemáte všetky odpovede. Inak ho budete viackrát prerábať.

Posledný mesiac

Už nič nové nevymýšľajte. Teraz ide o dotiahnutie rozbehnutých vecí.

• Nahláste cateringu a miestu finálne počty hostí.

• Potvrďte izby, autobus a časy odvozov.

• Pošlite hosťom finálny program.

• Overte si pri všetkých dodávateľoch kontakty a časy príchodu.

• Určte, kto prevezme kvety, tortu, výzdobu a ďalšie dodávky.

• Zistite, čo sa dopláca vopred a čo na mieste, a pripravte peniaze.

• Rozdeľte dôležité veci do označených škatúľ podľa miesta použitia.

• Pripravte plán B na dážď, horúčavu alebo zimu.

• Spíšte kontakty pre prípad, že sa niečo pokazí, a dajte ich niekomu ďalšiemu. Vy dvaja by ste v ten deň nemali byť tí, ktorým všetci volajú.

• Zálohujte si dôležité dokumenty a zoznamy.

Posledný týždeň

• Potvrďte iba kľúčové časy a kontakty. Nič ďalšie už nemeňte.

• Odovzdajte koordinátorovi alebo svedkovi finálny harmonogram a kontakty.

• Pripravte doklady, obrúčky a veci na obrad.

• Nachystajte oblečenie, doplnky a niekoľko náhradných drobností, ako ihlu a niť, náplasti či pančuchy.

• Skontrolujte predpoveď a podľa potreby aktivujte pripravený variant počasia.

• Nabite telefóny a powerbanky. Telefón od dodávateľov však nech dvíha niekto iný.

• Naplánujte si aspoň jeden večer bez svadobných príprav.

Deň pred svadbou

• Ak to miesto dovolí, nachystajte výzdobu alebo ju odovzdajte tomu, kto ju bude pripravovať.

• Ešte raz skontrolujte obrúčky, doklady a oblečenie.

• Potvrďte, kto má kľúče, hotovosť, kontakty a krízový plán.

• Najedzte sa a choďte včas spať.

Neskúšajte celý deň nanečisto až do polnoci. Stačí vyjasniť to podstatné.

Deň po svadbe

• Vráťte požičané veci podľa dohody.

• Vyzdvihnite si z miesta osobné veci a dary.

• Zálohujte fotografie, ktoré už máte.

• Spíšte, čo ešte treba doplatiť a aké zálohy vám majú vrátiť.

• Pošlite hosťom odkaz na nahrávanie fotografií, ak ho ešte nemajú.

Poďakovania a výber fotografií počkajú, kým si oddýchnete.

Keď máte na prípravu iba tri mesiace

Rozhodujte sa rýchlejšie, ale zmluvy čítajte rovnako pozorne.

Prvý týždeň

Rozpočet, zoznam hostí, miesto, termín obradu a najdôležitejší dodávatelia. Buďte flexibilní s dátumom a počítajte s menším výberom.

Druhý až štvrtý týždeň

Pozvánky, web, RSVP, oblečenie, obrúčky, ubytovanie a doprava. Využite hotové šablóny a dajte hosťom jasný termín na odpoveď.

Druhý mesiac

Menu, harmonogram, výzdoba v rozsahu, ktorý zvládnete, tlačoviny a matrika. Každý týždeň uzavrite jednu oblasť.

Posledný mesiac

Finálne počty, zasadací poriadok, dodávatelia, platby, kto má čo na starosti a plán B. Nič nové nepridávajte.